Modelo de roteiro de programa

Quando estamos viajando, precisamos de um mapa que indique os restaurantes, as cidades e as atrações que vamos visitar. É exatamente assim que os roteiros de programa funcionam: eles mostram em que ponto o programa se encontra, qual a sua direção e quais técnicas e ações as equipes estão usando para levá-lo adiante. Com um modelo de roteiro de programa, podemos incentivar as equipes a criar os seus próprios roteiros padronizados para os seus programas. E quando os roteiros de todas as equipes seguem o mesmo padrão, fica mais fácil criar um roteiro geral para toda a empresa. 

O que é um roteiro de programa?

É uma visão de alto nível do programa. Geralmente, os gestores de programas usam esse roteiro estratégico para estruturar e conectar o programa à estratégia de negócios, aos objetivos da empresa e aos marcos mais amplos, mostrando como ele contribui para as iniciativas de alto impacto da organização. Esses roteiros ajudam as equipes a visualizar os detalhes mais abrangentes do programa: qual é o trabalho em curso num determinado momento e que projetos foram planejados para o futuro. Depois de desenvolver o roteiro, os gestores de programas podem usá-lo para elaborar planos estratégicos e priorizar o trabalho, identificando quais componentes do seu programa se encaixam nos projetos da empresa e direcionando os seus recursos a eles.

O que é um modelo de roteiro de programa?

Um modelo de roteiro de programa é um esquema predefinido de um roteiro de programa geral. Ele assegura a consistência de cada roteiro do programa. Então, quando buscar informações sobre um programa diferente em outro departamento, você saberá onde encontrá-las. 

Por exemplo, se uma equipe de marketing de produto quiser ver os próximos entregáveis da equipe de engenharia, poderá consultar o roteiro do programa de engenharia. Se toda a empresa cria os roteiros a partir do mesmo modelo (que, portanto, têm a mesma estrutura), a equipe encontrará facilmente a seção com os entregáveis. Basicamente, os modelos de roteiro de programa facilitam a obtenção das informações necessárias sem precisar consultar colegas ou vasculhar inúmeros arquivos.

Diferenças entre modelos de roteiro de programa, roteiro de projeto e roteiro do produto

O modelo de roteiro de projeto descreve o plano do projeto. Geralmente é delineado em fases (com prazos definidos) e mostra maneiras práticas de realizar os projetos. Por outro lado, o modelo de roteiro do produto descreve a visão da sua equipe de produto, mostrando o desenvolvimento do produto ao longo do tempo e a estratégia utilizada, ou seja, como a equipe planeja executar o produto. 

Os modelos de roteiro de programa funcionam da mesma forma que os outros dois, pois mostram o ponto em que o programa se encontra e a direção que está seguindo. A diferença é que estes modelos têm o foco em programas inteiros, em vez de um único projeto ou produto. Muitas vezes, os roteiros de projeto, produto e programa são usados em conjunto.

Por que usar um modelo de roteiro de programa?

Grandes organizações podem ter centenas ou até milhares de programas. Se já é difícil monitorar todo o trabalho realizado nos programas, controlar como eles são estruturados é ainda mais complicado. E é nesse ponto que o modelo de roteiro de programa pode ajudar. Ao usarmos o mesmo modelo em cada programa, sabemos então que os roteiros serão consistentes. Isso facilita o acesso, o compartilhamento e a análise de todos os roteiros dos programas da empresa, além de assegurar que as equipes priorizem o trabalho da mesma maneira. 

Além disso, podemos usar os modelos de roteiro de programa para:

• Lançamentos de programas: ao lançarmos vários programas novos de uma vez, podemos usar o modelo para criar um roteiro para cada. Com isso, as partes interessadas terão uma visão de alto nível, o que nos ajudará a obter a aceitação e os recursos necessários para desenvolver os novos programas.

• Equipes ágeis: programas que usam a metodologia Agile geralmente usam os roteiros para planejar o trabalho. Podemos usar o modelo para assegurar que cada programa que usa o Agile siga o mesmo modelo de roteiro Agile, independentemente do departamento que o organiza.

Como usar um modelo de roteiro de programa

Tecnicamente, é possível esboçar o roteiro de um programa em um papel ou fazê-lo em uma planilha do Excel. Mas estas opções dificultam a sua reprodução ou conversão em um modelo. A criação de um modelo de roteiro de programa com um software de gestão de projetos amplia a quantidade de recursos disponíveis. Depois de criar o seu modelo, você poderá adicionar dependências, alterar os responsáveis e compartilhá-lo facilmente com toda a empresa. Além do mais, por ser completamente personalizável, você pode elaborá-lo conforme as necessidades específicas dos programas e objetivos de negócio da sua empresa. 

Para começar, veja algumas seções úteis:

• Recursos: inclua os membros da equipe, os valores e a visão do programa. Esta seção deve proporcionar uma visualização instantânea do programa e de como ele se alinha aos objetivos da empresa.

• Objetivos e iniciativas do negócio: ajuda a ter ao alcance a visão mais ampla da empresa para direcionar o trabalho. Os objetivos e iniciativas globais da organização podem ser usados como ponto de referência para estar sempre trabalhando nos projetos de maior impacto.

• Metas do programa: além de listar os objetivos ou metas da empresa, relacione também as metas específicas criadas para o programa.

• Entregáveis: aqui deverão ser listados os entregáveis do programa e os planos ou roteiros de projetos relacionados. 

• Seções específicas do departamento: cada programa terá algo diferente a ser incluído no roteiro. Por exemplo, uma equipe de desenvolvimento de produto pode incluir uma seção para as distintas fases que servirá para mostrar o progresso do desenvolvimento.

Para tornar o seu modelo de roteiro de programa ainda mais interessante, experimente exibi-lo de diferentes formas, por exemplo:

• Como quadros Kanban: use este layout em modelos de roteiro de programas ágeis (ou Agile) que usam sprints e precisam de “raias” (“swimlanes” ou categorização horizontal) para designar os trabalhos a serem feitos, em andamento e concluídos. Ou, use os quadros Kanban em qualquer programa que se beneficie de um estilo mais voltado à ação. 

• Em diagramas de Gantt: este layout é útil se você precisa criar o seu roteiro na forma de um cronograma. Por exemplo, se o roteiro do seu programa compreender mais de um ano, você pode estruturar o modelo em fases ou trimestres e visualizá-lo em um diagrama de Gantt para ver quais iniciativas foram definidas e qual é o prazo de cada uma.

• Crie seções classificadas por cores: dependendo do caso de uso, isso pode ser útil para distinguir visualmente e apresentar uma divisão entre as diferentes iniciativas. Por exemplo, se o seu modelo de roteiro de programa for usado para gestão de produtos de TI, você pode atribuir cores às seções para destacar como o programa apoia os diversos projetos de TI em todos os departamentos. Neste caso, você pode escolher uma cor para as operações e outra para as solicitações internas de funcionários.

Integrações para os modelos da Asana

Conecte o seu modelo de roteiro de programa aos seus aplicativos preferidos e use as integrações incorporadas à Asana para criar o modelo personalizado perfeito para o seu programa.

Recursos integrados

• Visualização de quadro. Trata-se de uma visualização tipo quadro Kanban que exibe as informações do projeto em colunas. As colunas são geralmente organizadas pelo status do trabalho (como a fazer, em andamento e concluído), mas os títulos das colunas podem ser adaptados de acordo com as necessidades do projeto. Dentro de cada coluna, as tarefas são exibidas como cartões que incluem uma variedade de informações relacionadas a elas, como o título da tarefa, a data de conclusão e campos personalizados. Acompanhe o trabalho à medida que se move pelos estágios e obtenha uma percepção geral e instantânea da situação do projeto.

• Visualização de Cronograma. Uma visualização ao estilo diagrama de Gantt que apresenta todas as suas tarefas em um gráfico de barras horizontais. Você poderá ver as datas de início e de conclusão de cada tarefa, bem como as dependências entre elas. Com esta funcionalidade, você pode facilmente acompanhar como os componentes do seu plano se encaixam. Além disso, visualizar todo o trabalho num só lugar facilita o processo de identificação e resolução de conflitos de dependências antes mesmo que estes ocorram, para que se possa alcançar todas as metas no prazo estimado. 

• Aprovações. Às vezes, não basta concluir uma tarefa — você precisa saber se o trabalho entregue está aprovado ou não. As Aprovações são um tipo especial de tarefa na Asana que oferece as opções de “Aprovar”, “Solicitar alterações” ou “Recusar” a tarefa. Assim, os responsáveis podem saber claramente como proceder e verificar se o trabalho foi aprovado ou não. 

• Atualizações de status do projeto. Diga adeus à interminável busca por informações sobre o status de um projeto nas várias ferramentas ou às reuniões que poderiam ser substituídas por um simples e-mail. As atualizações de status de projeto na Asana não apenas são fáceis de usar, estão também diretamente conectadas ao trabalho que a equipe realiza. Isso lhe facilita acessar outras informações do projeto, como o planejamento, o plano de comunicação, as metas, os marcos, os entregáveis e muitas outras. Por fim, os relatórios de status do projeto reduzem o trabalho manual, centralizam as informações e mantêm todos informados com as informações mais recentes. 

Aplicativos recomendados

• GitHub. Sincronize automaticamente as atualizações de status de pull requests do GitHub com tarefas da Asana. Acompanhe o progresso das pull requests e aprimore a colaboração interdisciplinar entre as equipes técnicas e não técnicas, tudo dentro da Asana.

• Jira. Crie fluxos de trabalho interativos e conectados entre as equipes técnicas e comerciais, aumentando a visibilidade em torno do processo de desenvolvimento do produto em tempo real e sem precisar sair da Asana. Agilize e facilite a colaboração no projeto e as transferências de trabalhos. Crie rapidamente problemas no Jira a partir da Asana para que o trabalho seja transferido entre as equipes técnicas e comerciais no momento certo e de maneira perfeitamente integrada. 

• Figma. As equipes usam a Figma para criar fluxos de usuário, wireframes, simulações de interface de usuário, protótipos e muitas outras coisas. Agora, é possível incorporar esses designs à Asana para que a sua equipe consiga consultar as peças de design mais atuais no contexto dos documentos do projeto. E, diferentemente do que ocorre com as capturas de tela, as integrações dinâmicas são atualizadas em tempo real, espelhando, assim, as alterações realizadas nos arquivos de design e eliminando os esforços relacionados à procura dos respectivos arquivos e à atualização das imagens.

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, é possível anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

Perguntas frequentes