A equipe de RP para a Ásia-Pacífico da HubSpot centraliza a gestão de programas para aumentar a eficiência com a Asana

A HubSpot é uma plataforma de crescimento líder composta por software de marketing, vendas e atendimento ao cliente, além de um poderoso CRM gratuito. Mais de 60.500 clientes em mais de 100 países usam o software, os serviços e o suporte premiados da HubSpot para transformar a maneira como atraem, envolvem e encantam os clientes.

Quando Elissa Hudson se tornou líder de Relações públicas da HubSpot para a região Ásia-Pacífico em 2018, ela tinha uma enorme tarefa em mãos. Sediada em Sydney, Austrália, e trabalhando como parte da equipe de marketing regional, ela é responsável por aprimorar o reconhecimento de marca para a HubSpot, impulsionando a cobertura da mídia nos principais países da Ásia-Pacífico.

O acompanhamento manual de tarefas criou um pesadelo administrativo

Trabalhando com três agências de RP, além de colegas em diferentes continentes, e reportando-se diretamente ao diretor regional em Singapura, Elissa estava fazendo malabarismo com um grande número de tarefas de diferentes fusos horários. A qualquer momento, ela poderia estar trabalhando em mais de 30 histórias de mídia diferentes, cada uma com diversas tarefas associadas, como obter depoimentos de porta-vozes, escrever conteúdo, fornecer imagens, estabelecer contato com várias partes interessadas e muito mais.

Elissa usava caneta e papel para tarefas diárias e planilhas para a gestão de projetos, mas esse sistema de acompanhamento manual estava longe de ser ideal e causava problemas críticos:

• Ações a realizar e tarefas importantes para implantações de mídia ficavam por fazer, resultando em oportunidades perdidas.

• Isso reduzia a velocidade das agências porque as tarefas não eram concluídas com rapidez suficiente.

• Não havia uma visão única de como cada posicionamento de mídia estava progredindo, o que dificultava prever se as metas de cobertura estavam ou não sendo cumpridas a cada mês.

Do caos à gestão centralizada

A equipe precisava de uma ferramenta que pudesse gerir de maneira integrada o desenvolvimento das histórias, as tarefas pessoais e a colaboração com gerentes e gestores. As tarefas precisavam ser independentes para que não fossem negligenciadas, mas também precisavam de um sistema que oferecesse uma compreensão geral do progresso do projeto.

A Asana oferecia uma interface intuitiva e fácil de usar, um aplicativo móvel para planejamento em trânsito e integração com duas ferramentas essenciais para o trabalho da equipe: o Gmail e o Slack. E, o que é mais importante, a Asana facilitou a padronização dos processos e reuniu as tarefas em projetos e quadros específicos. Isso facilitou a conclusão das tarefas e criou uma maneira eficaz de acompanhar os desenvolvimentos em cada região.

Maior eficiência e melhores insights

O dia a dia da equipe agora é muito diferente graças à Asana. Para Elissa, tudo começa durante o seu deslocamento diário matinal, quando ela pode planejar e priorizar facilmente as atividades do dia com o aplicativo Asana para dispositivos móveis. As integrações com o Gmail e o Slack lhe permitem transformar pedidos de colegas no exterior em tarefas rastreáveis e os itens que requerem a atenção de um superior podem ser facilmente atribuídos e adicionados à agenda da próxima reunião individual entre ela e essa pessoa.

Ao trabalhar com oportunidades de mídia, a equipe aproveita ao máximo a visualização em quadro dos projetos na Asana. Todas as oportunidades são identificadas por cores conforme a região e categorizadas de acordo com seu estágio de desenvolvimento. A equipe pode visualizar facilmente quais histórias estão sendo desenvolvidas e adicionar subtarefas aos projetos para garantir que as etapas menores não sejam esquecidas e acabem atrasando os projetos no futuro.

Essa visualização também ajuda Elissa e o resto da equipe a entender como estão se saindo em relação às suas metas. Enquanto antes a equipe dependia de planilhas, agora ela pode ver rapidamente em que estágio cada oportunidade se encontra. Com isso, ficou fácil prever o nível de desenvolvimento de uma história específica ou quando uma publicação deve ser lançada, possibilitando um planejamento e uma previsão de cobertura mais precisos. Se for identificada alguma lacuna no processo de cobertura, a equipe pode assumir o controle e lançar histórias de forma proativa para assegurar o cumprimento das metas.

Expansão simplificada

Elissa está ampliando sua equipe interna para aumentar a cobertura midiática em suas principais regiões de atuação e usará a Asana como base para integração e colaboração dos membros. Sua primeira contratação será um profissional de RP para liderar a região da Ásia. Esse novo membro responderá diretamente à Elissa, e a Asana servirá como o elo de conexão do seu trabalho, facilitando a colaboração entre diferentes escritórios e fusos horários.

A visibilidade total dos projetos e processos também tornará a integração mais tranquila, permitindo que Elissa e sua equipe em crescimento continuem a expandir a HubSpot em toda a região Ásia-Pacífico.