Szablon planu zarządzania zakresem projektu

Jeśli znasz pojęcia „trójkąt projektu”, „żelazny trójkąt” lub „potrójne ograniczenie w zarządzaniu projektami”, wiesz, jak ważny jest zakres projektu, aby osiągnąć swoje cele na czas i w ramach budżetu. W każdym projekcie istnieją trzy współzależne ograniczenia projektowe: harmonogram projektu, budżet projektu i zakres projektu. Chociaż ramy czasowe i budżet projektu są często w centrum uwagi podczas planowania projektu, zakres projektu jest równie ważny. Szablon planu zarządzania zakresem pozwoli Ci upewnić się, że członkowie zespołu definiują zakres każdego nowego projektu.

Czym jest zakres projektu?

Zdefiniowanie zakresu projektu przed rozpoczęciem pracy pozwala z góry określić granice, w szczególności terminy, budżet i produkty końcowe projektu. Tym samym, znacznie ułatwia alokację zasobów i ustalenie realistycznych oczekiwań w stosunku do interesariuszy.

Oto elementy, które składają się na zarządzanie zakresem projektu:

• Pełzanie zakresu: gdy projekt wykracza poza swój pierwotny zakres z powodu dodatkowych produktów końcowych, wydłużonego harmonogramu lub większych kosztów niż pierwotnie planowano.

• Trójkąt projektu: czyli trzy elementy zarządzania projektem — zakres, budżet i harmonogram. Gdy odpowiednio je skoordynujesz, zrealizujesz swoje projekty bez potrzeby korzystania z dodatkowych zasobów. 

• Opis zakresu projektu: wytyczne, które pomogą Twojemu zespołowi określić, co jest, a co nie jest objęte zakresem projektu.

• Plan zarządzania zakresem projektu: plan używany do definiowania i nadzorowania zakresu projektu.

Czym jest i czy warto korzystać z szablonu planu zarządzania zakresem projektu?

Szablon planu zarządzania zakresem projektu to zasób wielokrotnego użytku, którego możesz używać do definiowania zakresu dla każdego nowego projektu. Z jego pomocą ujednolicisz wszystkie projekty w swoim programie lub zespole projektowym.

Wiele zespołów pomija zakres projektu, skupiając się głównie na budżecie i harmonogramie lub po prostu nie definiując go w ogóle, choć nie jest to pozbawione ryzyka. Zakres jest tak samo ważny, jak pozostałe elementy trójkąta projektu, a ignorowanie go lub zaniedbywanie może prowadzić do pełzania zakresu i przepracowania zespołu o niewystarczających zasobach. Szablon planu zarządzania zakresem projektu ułatwia zespołowi definiowanie zakresu każdego nowego projektu, zwiększając szansę na dostarczenie produktów końcowych na czas i w ramach budżetu.

Korzyści z szablonu planu zarządzania zakresem projektu

Główną zaletą utworzenia szablonu planu zarządzania zakresem projektu jest to, że możesz zachęcić wszystkich członków zespołu do zdefiniowania zakresu każdego nowego projektu. Ponadto daje Ci pełną kontrolę nad zakresem Twojego projektu. Dzięki temu szablonowi możesz:

• Ustandaryzować proces planowania i zarządzania zakresem projektu

• Uzyskać odpowiedni udział i zatwierdzenie od interesariuszy, zwłaszcza od kierownictwa, które chce mieć pewność, że projekt jest rentowny.

• Umożliwić nowym członkom zespołu zarządzanie projektami, ponieważ procesy są już ustanowione.

Sekcje szablonu planu zarządzania zakresem projektu

Szablon planu zarządzania zakresem projektu jest podstawą procesów dotyczących zakresu projektu. Użyj go, aby zdefiniować zakres, określić oczekiwania w stosunku do interesariuszy i utworzyć plan projektu.

Jeśli korzystasz z oprogramowania do zarządzania projektami, możesz używać szablonu w całym zespole, aby mieć pewność, że podczas procesu zarządzania zakresem zawsze przekazujesz właściwe informacje. Podczas tworzenia szablonu uwzględnij sekcje (takie jak te poniżej), aby zdefiniować zakres w całym cyklu życia projektu.

Produkty końcowe projektu uwzględnione w zakresie

Jednym z głównych celów szablonu planu zarządzania projektem jest zdefiniowanie elementów, wskaźników i zadań, które należy wykonać, aby projekt zakończył się sukcesem. Twoje produkty końcowe mogą być niewielkie (np. ukończenie dokumentacji projektowej) lub duże (np. uruchomienie nowej strony internetowej). Połączenie tych produktów końcowych z celami osobistymi i zespołowymi zapewnia, że ​​każdy z nich wspiera realizację tych dużych inicjatyw.

Struktura podziału pracy

Struktura podziału pracyto, jak sama nazwa wskazuje, podział produktów końcowych na podzadania i podpodzadania, które należy wykonać, aby ukończyć każde większe zadanie. Utworzenie sekcji dla tego typu struktury może ułatwić zespołowi śledzenie kluczowych elementów cząstkowych, a także kluczowych zależności. Twoja struktura podziału pracy, oprócz uwzględnienia celów projektu, opisu zakresu projektu i harmonoramu, powinna przedstawiać je w wizualny sposób. 

Oś czasu projektu

Dołącz oś czasu projektu do szablonu, aby śledzić jego postępy w odniesieniu do ważnych terminów i kamieni milowych. Używaj dynamicznego oprogramowania, takiego jak narzędzie do zarządzania projektami, aby móc aktualizować harmonogram w miarę zmiany zakresu projektu, ale bez konieczności ręcznej zmiany każdej daty.

Praca nieuwzględniona w zakresie

Poprzednie sekcje określają pożądane produkty końcowe. Jednak równie ważne jest zdefiniowanie zadań poza zakresem. Pozwoli to ustalić wytyczne i granice, aby każdy miał realistyczne oczekiwania i wiedział, co jest wymagane do pomyślnej realizacji projektu. Jeśli następnie interesariusz prześle Ci dodatkowe żądanie, które wykracza poza zakres, możesz wskazać tę sekcję szablonu, aby uzasadnić brak możliwości poświęcenia na nie czasu.

Macierz RACI lub RAPID interesariuszy

Zaangażowanie interesariuszy, takich jak członkowie zespołu, sponsor projektu i kierownictwo jest zaletą, ale bez starannego monitorowania i zabezpieczeń nawet interesariusze mający najlepsze intencje mogą przypadkowo wykoleić projekt, a nawet doprowadzić do pełzania zakresu. Aby temu zapobiec, użyj odpowiedniej macierzy do określenia interesariuszy (takiej jak RACI lub RAPID), aby jasno zdefiniować i przypisać obowiązki każdemu z nich.

Formularz lub proces kontroli zmian

Nawet najlepiej zaplanowane projekty napotykają przeszkody i nieoczekiwane zmiany — czasami musisz np. dodać produkt końcowy lub zmienić harmonogram. I chociaż zakres projektu powinien być precyzyjnie zdefiniowany, musi być również elastyczny. Proces kontroli zmian umożliwia interesariuszom składanie wniosków o zmiany, które mogą mieć wpływ na zakres projektu. Skonfiguruj też formularz wniosku o zmianę, aby uzyskać informacje o tym, dlaczego żądana jest zmiana, jej wpływ i czy warto ją uwzględnić w projekcie.

Jak utworzyć szablon planu zarządzania zakresem projektu

Najpierw przejrzyj plany zarządzania zakresem z poprzednich projektów, aby określić, jakie informacje należy uwzględnić w szablonie. Twój szablon powinien być całkowicie dostosowany do pracy nad projektem, dlatego zidentyfikuj uniwersalne wymagania dla Twojego programu lub zespołu. Następnie utwórz sekcje dla każdego z nich. Na przykład, jeśli zawsze tworzysz prototypy projektów, uwzględnij tę sekcję w szablonie. Pamiętaj, że najbardziej efektywny plan zarządzania zakresem to taki, który jest dostosowany do Twojej pracy, zespołu i Twojej firmy.

Zintegrowane funkcje

• Widok listy. Jest to widok w stylu siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz nie tylko zobaczyć ich tytuły i daty wykonania, ale także wyświetlić odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. Zapewnij bezproblemową współpracę, dając zespołowi wgląd w to, kto zajmuje się jakim zadaniem i do kiedy ma je wykonać.

• Widok tablicy. Widok tablicy to widok w stylu tablicy Kanban, który wyświetla dane projektu w kolumnach. Są one zazwyczaj uporządkowane według statusu (np. „Do zrobienia”, „W toku” i „Ukończone”), ale nagłówki można dostosować w zależności od wymagań projektu. W każdej z kolumn znajdują się karty z zadaniami, zawierające wiele ważnych informacji, np. tytuł zadania, datę wykonania i pola niestandardowe. Śledź pracę w miarę jej przechodzenia przez kolejne etapy i zyskaj łatwy wgląd w status projektu.

• Raportowanie. Funkcja raportowania w Asanie przekłada dane projektu na przystępne i łatwe do zrozumienia wykresy i diagramy. Tworząc raporty tam, gdzie wykonywana jest praca, możesz uniknąć powielania pracy i ograniczyć niepotrzebne przełączanie się między różnymi aplikacjami. A ponieważ cała praca Twojego zespołu znajduje się już w Asanie, możesz pobrać informacje z dowolnego projektu lub zespołu, aby uzyskać dokładny obraz tego, co się dzieje w jednym miejscu.

• Aktualizacje statusu projektu. Zapomnij o żonglowaniu wieloma narzędziami, aby znaleźć informacje na temat statusu projektu, albo o uczestnictwie w kolejnym spotkaniu, które można by zastąpić e-mailem. Aktualizacje statusu projektu w Asanie są nie tylko łatwe w użyciu, ale również bezpośrednio powiązane z pracą Twojego zespołu. Dzięki temu członkowie zespołu mają łatwy dostęp do dodatkowych informacji projektowych, takich jak plan projektu, plan komunikacji, cele projektowe, kamienie milowe, produkty końcowe projektu i innych. Aktualizacje statusu projektu ograniczają również czynności ręczne, centralizują informacje i zapewniają, że każdy członek zespołu ma dostęp do aktualnych informacji.

Polecane aplikacje

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Miro. Połącz Miro i Asanę, aby usprawnić przepływy pracy i zyskać pełny obraz statusu swoich projektów w jednym miejscu. Osadzaj tablice Miro w briefach projektów w Asanie, umożliwiając członkom zespołu interakcję, przeglądanie, komentowanie lub edytowanie bezpośrednio z poziomu Asany. Możesz też dołączyć istniejącą lub nową tablicę Miro do dowolnego zadania w Asanie, automatycznie zapraszając współpracowników zadania do przeglądania, komentowania lub edytowania tablicy.

• OneDrive. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Microsoft OneDrive, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołączaj pliki programów Word, Excel, PowerPoint i innych.

• Lucidchart. Integracja Lucidchart + Asana umożliwia płynne osadzanie diagramów, schematów blokowych, map procesów i modeli szkieletowych bezpośrednio w Twoim projekcie w Asanie. Teraz możesz uzyskać ważny kontekst dotyczący projektów dokładnie tam, gdzie go potrzebujesz: w Asanie. Rezultat: zespoły mają łatwy dostęp do wszystkich najważniejszych informacji podczas pracy, bez konieczności przełączania się między aplikacjami.

Często zadawane pytania