Szablon dokumentu inicjującego projekt

Faza inicjacji projektu to ważny etap, na którym powstają fundamenty projektu, który ma zakończyć się sukcesem. Przekazanie wszystkich informacji jeszcze zanim rozpocznie się projekt, zapewni jednakowe zrozumienie założeń projektu przez członków zespołu oraz koordynację ich działań. Jak najlepiej to zrobić? Tworząc szablon dokumentu inicjującego projekt.

Czym jest dokument inicjujący projekt (DIP)?

Dokument inicjujący projekt (DIP) to rodzaj dokumentu tworzonego przez kierowników projektów przed rozpoczęciem jego realizacji. Obejmuje on kluczowe informacje, takie jak zakres projektu, cele, kryteria sukcesu, wartość biznesową oraz potencjalne zagrożenia w projekcie. Jest on często nazywany również kartą projektu lub briefem projektu. 

DIP przede wszystkim zawiera ogólny opis projektu, dzięki któremu kluczowi interesariusze mogą szybko zrozumieć główne cele projektu oraz sposób, w jaki będą one realizowane. W DIP w jasny sposób przedstawione są główne założenia zarządzania projektem (kto, co, kiedy, gdzie i dlaczego), tak aby członkowie zespołu mogli szybko je odnaleźć. Daje to wszystkim interesariuszom projektu możliwość szybkiego wglądu w cele projektu, jego plan oraz kluczowe produkty końcowe. 

Czym jest szablon dokumentu inicjującego projekt (DIP)?

Szablon dokumentu inicjującego projekt (DIP) to szkic dokumentu inicjującego projekt, który można wykorzystywać wielokrotnie, kopiując go dla każdego nowego projektu i uzupełniając niezbędne informacje. Dzięki temu kierownik projektu jest w stanie zaoszczędzić czas, który musiałby poświęcić na tworzenie DIP dla każdego projektu od nowa.

Dlaczego warto korzystać z szablonu DIP?

Szablon dokumentu inicjującego projekt oferuje zespołowi kilka niżej wymienionych korzyści.

• Zapewnia spójność pomiędzy projektami: korzystanie z szablonu DIP przyspiesza proces tworzenia projektu, ponieważ kierownik projektu jest w stanie w łatwy sposób powtórzyć te same kroki za każdym razem, gdy rozpoczyna się nowy projekt.

• Umożliwia dostosowanie do poszczególnych zespołów: DIP-y pomagają ustandaryzować proces tworzenia projektów, oferując jednocześnie możliwość dostosowania do wymagań innych projektów. Szablon określa ogólną strukturę dokumentu inicjującego projekt, którą można modyfikować, dodając lub usuwając różne sekcje w zależności od potrzeb konkretnych projektów.

• Przedstawia interesariuszom szerszy kontekst projektu: w sytuacji gdy interesariusze zarządzają kilkoma różnymi projektami naraz, możliwość szybkiego dotarcia do informacji osadzonych w jak najszerszym kontekście ma dla nich ogromne znaczenie. Szablon dokumentu inicjującego projekt ułatwia znalezienie potrzebnych informacji bez zbędnych poszukiwań i spotkań statusowych.

Co zawiera szablon dokumentu inicjującego projekt?

Dobry szablon dokumentu inicjującego projekt powinien zawierać wszystkie ważne informacje dotyczące projektu, do których interesariusze muszą mieć natychmiastowy dostęp. Taki szablon powinien zawierać:

• Cele projektu: jasne określenie tego, co ma przynieść realizacja projektu, a także wskazanie szerszych celów biznesowych, z którymi się łączy. 

• Wskaźniki sukcesu: wskaźniki, które będzie mierzył zespół, aby monitorować stopień realizacji projektu. 

• Zakres projektu: w tym przypadku zakres projektu obejmuje zakres prac, budżet projektu i plan realizacji projektu. 

• Plan komunikacji: informacje o sposobie komunikowania się członków zespołu w okresie realizacji projektu.

• Strategia zarządzania zasobami: kluczowe informacje dotyczące zasobów, takie jak plan alokacji zasobów lub plan zarządzania zasobami.

• Kluczowi interesariusze: ważne osoby zaangażowane w realizację projektu niższego i wyższego szczebla – sekcja ta może zawierać macierz RACI.

• Zagrożenia w projekcie: informacje dotyczące zagrożeń w projekcie, takie jak dziennik RAID lub analiza ryzyka.

Zintegrowane funkcje

• Przegląd projektu. Jest to miejsce, w którym możesz zawrzeć cały ważny kontekst dotyczący projektu. W ogólny sposób przedstaw zespołowi cele projektu i jego zakres. Dodaj opis projektu, aby nadać kształt waszej współpracy w Asanie. Następnie udostępnij w jednym miejscu wszelkie ważne zasoby i kontekst, takie jak szczegóły spotkań, kanały komunikacji oraz brief projektu.

• Brief projektu. Stanowi doskonały sposób, aby zakomunikować zespołowi projektowemu wszystkie najważniejsze daty i szczegóły. Upewnij się, że brief projektu jest dostępny w jednym, centralnym źródle informacji, takim jak Asana.

• Obciążenie pracą. Widok obciążenia pracą zapewnia wizualny obraz wydajności Twojego zespołu oraz wgląd w to, nad czym pracuje obecnie w ramach poszczególnych projektów – a wszystko to w jednym miejscu. Identyfikuj konflikty, aby zapobiegać zagrożeniom i utrzymywać realizację projektów na właściwych torach poprzez ponowne przypisywanie zadań lub przekładanie ich na inny termin. Regularnie monitoruj obciążenie pracą, aby upewnić się, że członkowie zespołu nie mają za dużo, ani za mało zadań. W takich przypadkach możesz łatwo ponowne przypisać zadania o niskim priorytecie lub przełożyć je na inny termin, aby usprawnić realizację inicjatyw o wysokim priorytecie.

• Cele. Cele w Asanie są połączone z pracą przyczyniającą się do ich realizacji, dzięki czemu członkowie zespołu zawsze wiedzą, do czego dążą. Często zdarza się, że cele są całkowicie oderwane od codziennych działań pracowników. Połączenie celów zespołu i firmy z konkretnymi działaniami wspierającymi ich realizację umożliwia członkom zespołu zrozumienie, w jaki sposób ich praca przyczynia się do sukcesu zespołu i całej organizacji. W rezultacie, zespoły podejmują lepsze decyzje. W razie konieczności mogą określić projekty, które wspierają realizację strategii firmy i priorytetyzować pracę, która przynosi wymierne wyniki. 

Polecane aplikacje

• Slack. Przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz działania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania oraz działania w zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack. 

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Zoom. Asana i Zoom łączą siły, aby pomóc zespołom poprawić produktywność i efektywność spotkań. Integracja Zoom + Asana ułatwia przygotowywanie się do spotkań, prowadzenie konwersacji, które można przekształcić w możliwe do wykonania działania oraz dostęp do informacji po zakończeniu rozmowy. Spotkania mają początek w Asanie, gdzie udostępnione agendy zawierają potrzebny kontekst. Podczas spotkania członkowie zespołu łatwo mogą tworzyć zadania bezpośrednio w Zoom, aby nie przeoczyć żadnych szczegółów i czynności do wykonania. Po zakończeniu spotkania, integracja Zoom + Asana automatycznie pobierze nagranie i transkrypcję ze spotkania w Zoom, dodając je do Asany i umożliwiając wszystkim współpracownikom oraz interesariuszom ich późniejsze odsłuchanie.

• Microsoft Teams. Dzięki integracji Microsoft Teams + Asana możesz wyszukiwać i udostępniać potrzebne informacje bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Z łatwością łącz swoje konwersacje w Teams z działaniami w Asanie – bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Możesz także tworzyć, przypisywać i wyświetlać zadania podczas spotkań w Teams bez konieczności przełączania się do przeglądarki.

Często zadawane pytania