Szablon analizy pre-mortem

Zastanawianie się, co może sprawić, ze projekty zakończy się katastrofą nie brzmi zbyt zachęcająco. Jest to jednak inteligenta strategia, która pozwala szybko wykryć potencjalne zagrożenia i rezultaty. Dzięki niej przygotujesz plan na każdą ewentualność, więc nic Cię nie zaskoczy. Taka właśnie jest główna idea burzy mózgów w ramach analizy pre-mortem. Wykorzystaj nasz szablon, aby szybko i łatwo rozpocząć pracę.

Czym jest analiza pre-mortem projektu?

Analiza pre-mortem to innymi słowy burza mózgów, którą przeprowadza się przed rozpoczęciem projektu, aby przewidzieć, co może doprowadzić do jego porażki. Technika ta opiera się na koncepcji hipotetycznej perspektywy czasu, czyli założenia, że przyszłe wydarzenie miało już miejsce i wyciągnięcia z niego wniosków. Innymi słowy, analiza przyszłej katastrofy umożliwia łatwiejsze wykrycie potencjalnych zagrożeń i przygotowanie planu, który zminimalizuje ich wpływ.

Czym jest szablon analizy pre-mortem projektu?

Szablon diagnozy pre-mortem to dokument wielokrotnego użytku, którego można używać do przeprowadzania każdego spotkania przed rozpoczęciem projektu. Pozwala on uporządkować kluczowe pomysły i działania do wykonania określone w trakcie spotkania. Szablon ten najlepiej utworzyć w narzędziu do zarządzania pracą. Dzięki temu, wszyscy członkowie zespołu projektowego będą mogli uczestniczyć w burzy mózgów w czasie rzeczywistym, używając szablonu jako wirtualnej tablicy.

Co powinien zawierać szablon analizy pre-mortem? 

Dobry szablon analizy pre-mortem zawiera wszystkie elementy niezbędne do pomyślnego przeprowadzenia spotkania:

• Materiały przygotowawcze: informacje kontekstowe mają kluczowe znaczenie podczas analizy pre-mortem, ponieważ dzięki nim członkowie zespołu projektowego mogą właściwie przygotować się do burzy mózgów.

• Agenda spotkania: udostępnienie agendy przed spotkaniem pozwala każdemu członkowi zespołu przygotować się do burzy mózgów oraz przeanalizować tematy, które bedą omawiane podczas spotkania.

• Kategorie burzy mózgów: istnieją dwa główne cele analizy pre-mortem: wykrycie potencjalnych przyszłych zagrożeń oraz ich rozwiązań.

• Prawdopodobieństwo wystąpienia: to etykieta, która pomaga określić, jakie jest prawdopodobieństwo wystąpienia wykrytych zagrożeń. Dzięki niej możesz łatwiej określać priorytety i zaplanować projekt w sposób ograniczający ryzyko. 

• Priorytet: ta sekcja porządkuje zagrożenia według ich wagi. Nie każde zagrożenie ma równorzędne znaczenie, więc priorytetyzacja może pomóc Twojemu zespołowi skoncentrować sie na tym, co najważniejsze. 

Korzyści z szablonu analizy pre-mortem

Używanie szablonu analizy pre-mortem może być bardzo korzystne dla członków Twojego zespołu. Oto kilka głównych zalet:

• Zapewnienie spójności: dzięki szablonowi każda analiza pre-mortem jest przeprowadzana w podobny sposób. Systematyczne korzystanie z szablonu sprawia, że pracownicy przyzwyczajają się do procesu, a analiza pre-mortem staje się jego integralną częścią. 

• Ograniczenie zagrożeń w projekcie: przeprowadzanie przyszłościowych retrospekcji pozwala regularnie przygotowywać się do potencjalnych porażek, co pozwala ostatecznie ich uniknąć.

• Promowanie współpracy przed rozpoczęciem projektu: dzięki wspólnemu przeprowadzeniu analizy pre-mortem, każdy członek zespołu będzie o wszystkim poinformowany. Korzystanie z oprogramowania do zarządzania pracą, takiego jak Asana, może pomóc zdalnym zespołom we wspólnej burzy mózgów. 

Zintegrowane funkcje

• Widok tablicy. Widok tablicy to widok w stylu tablicy Kanban, który wyświetla dane projektu w kolumnach. Są one zazwyczaj uporządkowane według statusu (np. „Do zrobienia”, „W toku” i „Ukończone”), ale nagłówki można dostosować w zależności od wymagań projektu. W każdej z kolumn znajdują się karty z zadaniami, zawierające wiele ważnych informacji, np. tytuł zadania, datę wykonania i pola niestandardowe. Śledź pracę w miarę jej przechodzenia przez kolejne etapy i zyskaj łatwy wgląd w status projektu.

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji. 

• Dodawanie zadań do wielu projektów. Często praca opiera się na współpracy międzyfunkcyjnej, a zespoły muszą być w stanie efektywnie ze sobą współpracować. Jeśli jednak każdy dział korzysta z innych narzędzi i systemów, powstają silosy i opóźnienia. Asana sprawia, że śledzenie zadań i zarządzanie nimi w wielu projektach jest proste. Nie tylko ogranicza to powielanie wysiłków oraz zwiększa widoczność międzyfunkcyjną, ale również umożliwia zobaczenie zadań w kontekście, sprawdzenie kto i nad czym pracuje oraz połączenie zespołu i zadań.

• Brief projektu. Stanowi doskonały sposób, aby zakomunikować zespołowi projektowemu wszystkie najważniejsze daty i szczegóły. Upewnij się, że brief projektu jest dostępny w jednym, centralnym źródle informacji, takim jak Asana.

Polecane aplikacje

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Jira. Twórz interaktywne, połączone przepływy pracy pomiędzy zespołami technicznymi i biznesowymi, aby zapewnić lepszy wgląd w proces tworzenia produktów w czasie rzeczywistym – bez potrzeby wychodzenia z Asany. Usprawnij współpracę nad projektami oraz przekazywanie zadań. Szybko twórz zgłoszenia Jira bezpośrednio w Asanie, umożliwiając płynne przekazywanie zadań między zespołami biznesowymi i technicznymi. 

• Figma. Zespoły używają aplikacji Figma do tworzenia przepływów użytkowników, modeli szkieletowych, makiet interfejsu użytkownika, prototypów i nie tylko. Teraz możesz osadzić te projekty w Asanie, aby umożliwić zespołowi dostęp do najnowszych projektów graficznych w kontekście, wraz z powiązaną dokumentacją projektową. W przeciwieństwie do zrzutów ekranu, pliki osadzone na żywo aktualizują się w czasie rzeczywistym, odzwierciedlając zmiany wprowadzone w projekcie, dzięki czemu nie musisz tracić czasu na szukanie odpowiednich plików ani aktualizowanie obrazów.

• Microsoft Teams. Dzięki integracji Microsoft Teams + Asana możesz wyszukiwać i udostępniać potrzebne informacje bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Z łatwością łącz swoje konwersacje w Teams z działaniami w Asanie – bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Możesz także tworzyć, przypisywać i wyświetlać zadania podczas spotkań w Teams bez konieczności przełączania się do przeglądarki.

Często zadawane pytania