Szablon planu promocji wydarzenia

Przypomnij sobie ostatnie wydarzenie, na które Cię zaproszono. Z pewnością wcześniej wiadomo było, jaki jest cel wydarzenia i kim są prelegenci. Być może pamiętasz przeglądanie klipów promocyjnych w mediach społecznościowych czy sprawdzanie agendy na stronie internetowej wydarzenia w poszukiwaniu swoich ulubionych mówców. W dużej mierze dzięki reklamie wydarzenia na pewno wiadomo było, czego należy się spodziewać. 

Ta promocja, która buduje świadomość, rozbudza niecierpliwe oczekiwanie oraz wpływa na większą liczbę uczestników, nie dzieje się tak po prostu. To wynik specjalnie przygotowanego planu marketingowego wydarzenia, który opisuje wszystkie związane z nim działania promocyjne, począwszy od planowania wydarzenia po działania do wykonania po jego zakończeniu.

Plany promocji wydarzeń są złożone, ale zarządzanie nimi wcale nie musi być skomplikowane. Szablon planu marketingowego wydarzenia przygotowany przez Asanę pozwala w jednym miejscu zorganizować strategię marketingową, dzięki której zaplanujesz, wypromujesz i zorganizujesz niezapomniane wydarzenie. 

Czym jest plan marketingowy wydarzenia?

Plan marketingowy wydarzenia, jak sama nazwa wskazuje, jest planem marketingowym i promocyjnym wydarzenia. Celem planu marketingowego wydarzenia jest przyciągnięcie uwagi i zwiększenie świadomości na jego temat, dzięki czemu możesz dotrzeć do swoich odbiorców docelowych i zwiększyć frekwencję. 

Plan marketingowy wydarzenia powinien zawierać szczegółowy wykaz działań promocyjnych do podjęcia w określonym czasie. Oznacza to śledzenie wszystkiego, od planowania przed wydarzeniem (np. tworzenie listy potencjalnych uczestników) po większe działania promocyjne (takie jak uruchomienie strony internetowej wydarzenia) i mniejsze elementy marketingowe (takie jak wysyłanie promocyjnych e-maili). Należy również śledzić działania promocyjne realizowane już po wydarzeniu, takie jak publikowanie podsumowania wydarzenia w mediach społecznościowych. 

Dlaczego potrzebujesz planu marketingowego wydarzenia?

Promocja pomaga rozpowszechnić informacje o nadchodzącym wydarzeniu i zwiększyć liczbę jego uczestników. Korzystając z planu marketingowego wydarzenia, możesz przeprowadzać działania promocyjne wśród adresatów wydarzenia, którzy w naturalny sposób korzystają z mediów. Krótko mówiąc, dobrze przygotowany plan marketingowy wydarzenia zapewnia, że działania promocyjne zostaną zrealizowane we właściwym miejscu i czasie. 

Nie zawsze jest to łatwe, ale szablon planu marketingowego wydarzenia może to trochę ułatwić. 

Czym jest szablon planu marketingowego wydarzenia?

Szablon planu marketingowego wydarzenia to struktura, która pozwala zaplanować zadania marketingowe związane z wydarzeniem. Szablon planu marketingowego wydarzenia przygotowany przez Asanę obejmuje wszystkie zadania promocyjne do zrealizowania jeszcze przed wydarzeniem, od jego planowania po organizację. Ułatwia on również zarządzanie zadaniami do wykonania w dniu wydarzenia i po jego zakończeniu. 

A dodatkowo, ponieważ szablon można wielokrotnie powielać, możesz go dostosowywać do wykorzystania przy różnych wydarzeniach. Załóżmy na przykład, że organizujesz różne wydarzenia biznesowe, takie jak konferencje branżowe i premiery produktów. Ponieważ każdy z tych typów wydarzeń będzie obejmował charakterystyczne dla siebie działania, możesz utworzyć szablony dla poszczególnych typów wydarzeń. Tak przygotowane szablony będzie można wykorzystać do planowania przyszłych wydarzeń. 

Po utworzeniu szablonu możesz udostępniać go zespołom, aby każdy interesariusz mógł zobaczyć, jak wygląda plan marketingowy wydarzenia i być na bieżąco ze wszystkimi podejmowanymi działaniami. 

Co zawiera szablon planu marketingowego wydarzenia Asany?

Przygotowany przez nas szablon planu marketingowego wydarzenia zawiera niestandardowe sekcje i tagi, które pomogą Ci zaplanować, zorganizować i uruchomić promocję wydarzenia. 

Korzystając z bazowej struktury szablonu, możesz uszczegółowić swój plan marketingowy wydarzenia i wskazać najważniejsze działania w procesie promocji, a także odpowiadające im zadania, takie jak:

• Zadania planistyczne, np. opracowanie komunikacji promocyjnej, utworzenie listy zaproszeń lub uruchomienie strony rejestracji na wydarzenie.

• Zadania promocyjne, takie jak wysłanie komunikatu prasowego lub uruchomienie kampanii w mediach społecznościowych.

• Zadania w dniu wydarzenia, takie jak publikowanie postów na Instagramie, gdy prelegenci rozpoczynają swoje wystąpienia. 

• Zadania po zakończeniu wydarzenia, takie jak wysyłanie e-maili z podziękowaniami lub opublikowanie wpisu na blogu z podsumowaniem wydarzenia. 

Oprócz tego możesz przypisywać kolory do tagów niestandardowych, aby śledzić informacje powiązane z zadaniami, takie jak:

• Członek zespołu, który jest odpowiedzialny za zadanie

• Data wykonania zadania

• Wszelkie zależności między zadaniami, aby wiedzieć, które zadanie blokuje rozpoczęcie innego

• Postęp zadania, np. zadanie nierozpoczęte, w toku lub zakończone

• Status zatwierdzenia zadania, np. czy jest gotowe do przeglądu, zatwierdzone lub wymaga zmian

• Do jakiego etapu planu promocyjnego należy zadanie

• Budżet związany z zadaniem (jeśli dotyczy)

Korzyści z szablonu planu marketingowego wydarzenia

Twój plan marketingowy wydarzenia prawdopodobnie obejmuje wiele zmiennych. Dzięki szablonowi planu marketingowego wydarzenia przygotowanemu przez Asanę możesz łatwo współpracować z różnymi zespołami i zarządzać pracą w jednym miejscu, aby zapewnić, że kampanie realizowane są zgodnie z planem. 

Oto kilka korzyści płynących z korzystania z naszego szablonu planu marketingowego wydarzenia:

• Zorganizuj cały plan marketingowy wydarzenia, w tym zadania do realizacji przed i po wydarzeniu, a to wszystko w jednym miejscu. 

• Przygotuj oś czasu promocji wydarzenia przed rozpoczęciem pracy. Z łatwością zmieniaj terminy, jeśli zmienią się priorytety wydarzenia lub pojawi się jakiś problem, np. zrezygnuje dostawca lub Twój zespół potrzebować będzie więcej czasu na wykonania zadania. 

• Twórz zadania i dostosowuj zakresy dat oraz zależności, aby mieć pewność, że prace zostaną rozpoczęte na czas. 

• Udzielaj wykonalnych informacji zwrotnych na temat materiałów, takich jak obrazy i dokumenty, bezpośrednio w szablonie wydarzenia. 

• Zarządzaj zatwierdzeniami bezpośrednio w szablonie, aby daty wykonania były jasne, cały zespół wiedział, kiedy nastąpi zatwierdzenie pracy, a uwagi z informacji zwrotnych były zastosowane przed publikacją materiałów promujących wydarzenie.

• Planuj i zarządzaj kampaniami promocyjnymi w jednym miejscu, usprawniając współpracę między zespołami oraz dostawcami i zapewniając wyższy poziom widoczności i odpowiedzialności.

• Zwizualizuj harmonogram promocji, żeby wiedzieć, co i kiedy będzie się działo. 

• Realizuj działania we właściwym miejscu i czasie, docierając do idealnej grupy adresatów i osiągając cele związane z frekwencją. 

• Użyj kamieni milowych, aby śledzić postępy i upewnić się, że działania promocje są wdrażane na czas. 

Zintegrowane funkcje i aplikacje do wykorzystania z szablonem planu marketingowego wydarzenia przygotowanym przez Asanę

Zintegrowane funkcje i aplikacje pozwolą Ci komunikować się z członkami zespołu, przeglądać i zatwierdzać pracę oraz śledzić postępy w realizacji planu bez konieczności opuszczania Asany.

Zintegrowane funkcje

1. Widok kalendarza. Widok kalendarza to widok projektu, w którym można zobaczyć wszystkie nadchodzące i ukończone zadania w formacie kalendarza. W łatwy sposób sprawdzaj, jakie zadania są wykonywane, oraz nachodzące terminy. Zaoferuj interesariuszom wgląd w daty wykonania poszczególnych zadań oraz szersze spojrzenie na zaplanowaną pracę w projekcie. Klikając zadanie, wyświetl szczegółowe informacje, takie jak powiązane pola niestandardowe, zależności, podzadania itp.

2. Widok osi czasu. Widok osi czasu to widok projektu w stylu wykresu Gantta, który wyświetla wszystkie zadania na poziomym wykresie słupkowym. Możesz nie tylko sprawdzić daty rozpoczęcia i zakończenia zadań, ale również zależności między nimi. Dzięki widokowi osi czasu możesz łatwo sprawdzić, jak wszystkie elementy Twojego planu łączą się ze sobą. Dodatkowo widząc cały przegląd pracy w jednym miejscu, łatwo jest zidentyfikować i rozwiązać konflikty zależności jeszcze zanim one powstaną i zagwarantować osiągnięcie celów zgodnie z harmonogramem. 

3. Kamienie milowe. Kamienie milowe przedstawiają ważne punkty kontrolne projektu. Wyznaczając kamienie milowe na przestrzeni projektu, informujesz członków zespołu i interesariuszy projektu o postępach w realizacji celu. Wykorzystaj kamienie milowe jako okazję do świętowania małych zwycięstw na drodze do ogólnego celu projektu. 

4. Pola niestandardowe. Pola niestandardowe to najlepszy sposób na tagowanie, sortowanie i filtrowanie pracy. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji. 

Polecane aplikacje

1. Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

2. Gmail. Dzięki integracji Asana dla Gmaila, możesz tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej w Gmailu. Każde utworzone zadanie będzie automatycznie obejmować cały kontekst z wiadomości e-mail, więc nie ma obaw, że coś zostanie pominięte. Tworzysz wiadomość e-mail i chcesz odwołać się do zadania w Asanie? Zamiast otwierać Asanę, użyj dodatku Asana dla Gmaila, aby z łatwością wyszukać je bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej w Gmailu. 

3. Adobe Creative Cloud. Zespoły kreatywne skutecznie wykonują swoją pracę, gdy mogą skupić się na projektowaniu. Dzięki integracji Asana dla Adobe Creative Cloud zespoły kreatywne i projektowe mogą łatwo uzyskać dostęp do informacji potrzebnych do rozpoczęcia pracy, otrzymywać informacje zwrotne od recenzentów oraz osób zatwierdzających, a także dostarczać finalne wersje materiałów – a wszystko to bez konieczności wychodzenia z programu Photoshop, Illustrator czy InDesign. Wyświetlaj nowe zadania, udostępniaj projekty, osadzaj linki do udostępniania plików XD i nanoś zmiany na podstawie komentarzy w Asanie – a wszystko to bez wychodzenia z Adobe Creative Cloud.

4. Canva. Dzięki integracji Canva dla Asany możesz łatwo osadzić w projektach Asany piękne projekty z Canva. Od prezentacji, treści na media społecznościowe i makiet stron internetowych aż po filmy – integracja z Canva umożliwia zebranie wszystkich pomysłów i projektów w jednym miejscu, umożliwiając płynną komunikację i współpracę.

Często zadawane pytania