Projectinitiatiedocument-sjabloon

De projectinitiatiefase is een belangrijke tijd om de basis te leggen voor een succesvol project. Een overzicht maken van alle belangrijke informatie verzekert dat je volledige team op dezelfde golflengte zit nog vóórdat het werk begint. De beste manier om dit te doen? Een projectinitiatiedocument-sjabloon maken.

Wat is een projectinitiatiedocument (PID)?

Een projectinitiatiedocument (PID) is een soort document dat projectmanagers maken vóór ze met een project beginnen. Dit document bevat alle belangrijke projectinformatie zoals het projectbereik, de doelen, succescriteria, bedrijfswaarde en potentiële projectrisico's. Dit wordt ook vaak een projectcharter of een projectbriefing genoemd.

Het hoofddoel van het PID is om een algemeen overzicht van een project te bieden zodat belangrijke belanghebbenden snel de belangrijkste projectdoelstellingen en de projectaanpak kunnen begrijpen. Belangrijke informatie zoals de vijf W's van projectbeheer (wie, wat, wanneer, waar, waarom) worden duidelijk uitgelegd zodat teamleden ze in een oogwenk kunnen vinden. Dit biedt alle belanghebbenden snel inzicht in de projectdoelstellingen, het projectplan en belangrijke projectdeliverables.

Wat is een projectinitiatiedocument (PID)-sjabloon?

Een projectinitiatiedocument (PID)-sjabloon is een herbruikbaar overzicht van een projectinitiatiedocument. Het wordt best gebruikt wanneer je nieuwe projecten maakt zodat je snel het sjabloon kunt dupliceren en dan alle relevante informatie kunt invullen. Dit bespaart projectmanagers tijd omdat ze dan geen gloednieuw PID moeten maken telkens ze een nieuw project beginnen.

Waarom zou je een PID-sjabloon moeten gebruiken?

Door een projectinitiatiedocument-sjabloon te gebruiken, bied je je team verschillende voordelen. Hieronder volgt waarom het nuttig is:

• Het zorgt voor consistentie overheen alle projecten: door een PID-sjabloon te gebruiken wordt het projectmakingsproces gestroomlijnd, zodat de projectmanager makkelijk dezelfde stappen kan volgen telkens wanneer een nieuw project begint.

• Het is aanpasbaar voor specifieke teams: PID's helpen het projectmakingsproces te standaardiseren, maar een van de belangrijkste voordelen is dat je het steeds kan aanpassen om aan de behoeften van andere projecten te voldoen. Het sjabloon biedt een hoofdstructuur voor je projectinitiatiedocument, maar van daaruit kun je verschillende secties toevoegen en verwijderen, afhankelijk van specifieke projectbehoeften.

• Het biedt snel context voor belanghebbenden: wanneer belanghebbenden verschillende projecten tegelijk beheren, is het belangrijk voor hen om informatie snel en met zoveel mogelijk context te krijgen. Door een projectinitiatiedocument-sjabloon te gebruiken, is het eenvoudig voor hen om de informatie die ze nodig hebben te vinden, zonder ernaar te moeten zoeken of onnodige statusvergaderingen te moeten houden.

Wat wordt er opgenomen in een projectinitiatiedocument-sjabloon?

Een goed projectinitiatiedocument-sjabloon bevat alle belangrijke projectinformatie die een belanghebbende in een oogwenk moet kunnen vinden. Dit sjabloon moet het volgende bevatten:

• Projectdoelen of -doelstelling: hier wordt duidelijk uitgelegd wat het project tracht te bereiken en met welke grotere bedrijfsdoelstellingen het verbonden is.

• Succesmetriek: dit omvat de specifieke metriek die je team zal bijhouden om te monitoren of het project al dan niet succesvol is.

• Projectbereik: in dit geval omvat een projectbereik het bereik van het werk, het toegewezen budget en de geschatte tijdlijn.

• Communicatieplan: dit omvat gedetailleerde informatie over hoe je team zal communiceren tijdens de duur van het project.

• Middelenstrategie: belangrijke informatie over middelen zoals een middelentoewijzingsplan of een strategisch plan voor middelenbeheer.

• Belangrijke belanghebbenden: belangrijke individuen betrokken bij het project, gaande van individuele bijdragers tot hoger management. In deze sectie wordt een RACI-grafiek opgenomen.

• Projectrisico's: in deze sectie wordt informatie opgenomen over projectrisico's zoals een RAID-logboek of een risicoanalyse.

Geïntegreerde functies

• Projectoverzicht. Projectoverzicht is je one-stop-shop voor alle belangrijke projectcontext. Geef je team een overzicht in vogelvlucht van het wat, waarom en hoe van je projectwerk. Voeg een projectbeschrijving toe om de toon te zetten voor hoe je in Asana samenwerkt. Deel dan alle belangrijke bronnen en context, zoals vergadergegevens, communicatiekanalen en projectbriefings, op één plaats..

• Projectbriefing. Een projectbriefing is een manier om belangrijke details en datums aan je bredere projectteam mee te delen. Zorg ervoor dat je team gemakkelijk bij je projectbriefing kan door deze in een centrale bron van waarheid te zetten zoals Asana.

• Werkbelasting. Werkbelasting geeft je een visueel overzicht van de teamcapaciteit doordat je eenvoudig kunt zien waar je teamleden aan werken - alles op één plek. Met deze in één oogopslag zichtbare informatie kun je conflicten opsporen, risico's aanpakken, en projecten op schema houden door taken opnieuw toe te wijzen of in te plannen. Controleer regelmatig de werkbelasting om te zien of teamleden niet overbelast zijn of juist te weinig werk hebben. Is dat wel het geval, dan kun je gemakkelijk taken met lage prioriteit opnieuw toewijzen of inplannen om initiatieven met hoge prioriteit te deblokkeren.

• Doelen. Doelen worden in Asana rechtstreeks verbonden aan het werk dat je verricht om ze te halen. Zo is het makkelijk voor je teamleden om te zien waar ze naartoe werken. Vaak leven onze doelen afzonderlijk van het werk dat erin gestoken wordt om ze te halen. Door je team en de bedrijfsdoelen te verbinden met het werk dat ze ondersteunt, krijgen teamleden een realtime overzicht en helderheid over hoe hun werk bijdraagt aan het succes van je team én het bedrijf. Het resultaat is dat teamleden betere beslissingen kunnen nemen. Indien nodig, kunnen ze de projecten die de bedrijfsstrategie ondersteunen identificeren en het werk dat meetbare resultaten oplevert prioriteren 

Aanbevolen apps

• Slack. Zet ideeën, werkaanvragen en actiepunten uit Slack om in taken en reacties die je kunt bijhouden in Asana. Ga van snelle vragen en actiepunten naar taken met verantwoordelijken en vervaldatums. Leg werk makkelijk vast zodat aanvragen en takenlijsten niet verloren raken in Slack.

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• Zoom. Asana en Zoom werken samen om teams te helpen meer doeltreffende en gerichtere vergaderingen te houden. Met de Zoom + Asana-integratie kun je makkelijk vergaderingen voorbereiden, gesprekken voeren waarop actie kan worden ondernomen, en informatie na de vergadering terugvinden. Vergaderingen beginnen in Asana, waar gedeelde vergaderagenda's een overzicht en context bieden van wat er besproken zal worden. Tijdens de meeting kunnen teamleden snel taken maken in Zoom zodat details en actiepunten niet verloren raken. En eens de vergadering afgelopen is, plaatst de Zoom + Asana-integratie de vergaderingstranscripten en -opnames in Asana, zodat alle medewerkers en belanghebbenden de vergadering, wanneer nodig, kunnen bekijken.

• Microsoft Teams. Met de Microsoft Teams + Asana integratie kun je de informatie die je nodig hebt zoeken en delen zonder Teams te verlaten. Verbind je Teams gesprekken eenvoudig met uitvoerbare items in Asana. Bovendien kun je taken maken, toewijzen en bekijken tijdens een Teams vergadering zonder naar je browser te hoeven overschakelen..

Veelgestelde vragen