Modello di lista di azioni da attuare

Quando le attività non sono definite in modo chiaro, sprechi tempo ed energie passando da una all'altra. È estenuante e poco efficace. Crea, invece, un modello di lista di azioni da attuare per definire il chi, il cosa e il quando di ciascuna attività. Ogni volta che crei una nuova lista, puoi duplicare il modello e affrontare le attività da svolgere in maniera più organizzata ed efficiente.

Cos'è un modello di lista di azioni da attuare?

Le azioni da attuare sono attività che hanno un chi (membro del team incaricato), un cosa (descrizione) e un quando (scadenza). Vengono usate nei flussi di lavoro ripetibili o nei processi end-to-end che collegano attività, team e scadenze. Un modello di lista di azioni da attuare è un modo di salvare una lista di attività ben definite, al fine di replicarle per i lavori ricorrenti. Ad esempio, se il tuo team gestisce il blog aziendale, puoi creare un modello di lista di azioni da attuare per i lanci trimestrali, per monitorare quali post devono essere scritti e da chi, e le date di pubblicazione o di completamento. 

Lista di azioni da attuare e lista di cose da fare: qual è la differenza

In genere, crei un elenco per monitorare sia le azioni che le cose da fare, ma ci sono alcune differenze di rilievo tra i due modelli.

• Una lista di azioni da attuare organizza il lavoro necessario per far avanzare un flusso di lavoro. Non si tratta di attività qualsiasi: tutto ciò che figura in questo elenco è connesso e fa parte di un piano di progetto più ampio. Una volta completate insieme, queste attività aiuteranno a lavorare a obiettivi e iniziative più grandi.

• Come suggerisce il nome, le azioni da attuare sono attività da svolgere, mentre le voci di una lista di cose da fare possono essere generiche e non ben definite. Per fare un esempio, supponiamo che tu debba aggiornare il tuo modello di onboarding. Un'attività nella lista di cose da fare si fermerebbe a quello, mentre un'azione da attuare avrebbe una definizione (cosa è necessario fare per aggiornare il modello?), un membro del team incaricato e una data di scadenza prevista.

Quando utilizzare un modello di lista di azioni da attuare

Puoi usare un modello di lista di azioni da attuare per qualsiasi area che richieda il completamento di una serie di attività. I modelli di lista di azioni da attuare sono personalizzabili. Puoi configurarli in maniera visiva con bacheche Kanban e diagrammi di Gantt o creare più tradizionali liste di attività in formato digitale. Oppure, puoi usarli tutti: su Asana puoi creare un progetto per il tuo modello di lista di azioni da attuare e passare da una visualizzazione all'altra secondo necessità. Una volta creato il modello, puoi anche includervi le dipendenze, che ti aiutano a coordinare il lavoro all'interno di un team di grandi dimensioni. 

Poiché sono così versatili, puoi utilizzare un modello di lista di azioni da attuare per molti scenari. Eccone alcuni.

• Progetti ricorrenti: se ripeti la stessa serie di azioni per iniziative ricorrenti, un modello può semplificare il processo. Per esempio, puoi crearne uno per gli aggiornamenti di prodotto trimestrali che includono sempre le stesse azioni da attuare. 

• Collaborazione con gli altri: quando più membri del tuo team devono gestire e accedere alle proprie versioni della lista delle azioni da attuare, un modello può essere d'aiuto. A tale scopo, sarebbe ideale crearlo in un software di gestione dei progetti, in quanto tutti possono avere un punto di riferimento unico.

• Invio di resoconti sullo stato di avanzamento: quando le parti interessate hanno bisogno di aggiornamenti in tempo reale, possono controllare il modello di lista di azioni da attuare del tuo team e vedere come stai lavorando al progetto corrente. Se hanno domande di follow-up, sanno esattamente chi contattare, in base a chi è assegnata ciascuna azione.

Come creare un modello di lista di azioni da attuare

Un modello di elenco di lista di azioni da attuare efficace prevede una progressione: parte da una sezione "Backlog" o "Da fare", passa a una sezione "In corso" e procede attraverso il ciclo di vita del progetto, passando da una fase all'altra fino a quando l'attività è completata. 

Come per altri modelli di gestione dei progetti, ottieni il massimo beneficio quando utilizzi una piattaforma dinamica per monitorare le azioni da attuare, nella quale puoi aggiungere dettagli e aggiornare le informazioni in tempo reale. Prendi in considerazione un formato che offra una rappresentazione visiva, come le bacheche Kanban, per rendere ancora più semplice il monitoraggio delle azioni da attuare.

Ecco alcuni elementi da aggiungere quando crei le azioni da attuare.

• Cosa: una descrizione dettagliata della tua attività.

• Chi: ogni azione da attuare dovrebbe avere un incaricato, in modo che tutti sappiano chi è responsabile di ogni attività.

• Quando: assegna scadenze standardizzate alle attività ricorrenti. Per esempio, puoi mantenere un'attività di controllo per ricordarti di rivedere lo stato di un progetto l'ultimo giorno di ogni mese.

• Urgenza: indica il livello di priorità di specifiche attività, in modo che i membri del team sappiano a cosa devono lavorare prima.

Funzionalità integrate

• Vista Elenco. La vista Elenco è una visualizzazione a griglia che offre una panoramica di tutte le informazioni sul tuo progetto. Allo stesso modo di una lista di cose da fare o di un foglio di calcolo, la vista Elenco mostra tutte le tue attività contemporaneamente in modo che tu non ne veda solo i titoli o le date di scadenza, ma anche i relativi campi personalizzati, come priorità, stato e tanto altro. Facilita la collaborazione offrendo a tutto il tuo team visibilità su chi sta facendo cosa e per quando.

• Vista Bacheca. La vista Bacheca è una vista in stile bacheca Kanban che mostra le informazioni del tuo progetto in colonne, le quali sono in genere organizzate in base allo stato del lavoro (come Da fare, In corso e Fatto) e delle quali puoi modificare i titoli in base alle esigenze del tuo progetto. All'interno di ogni colonna, le attività vengono visualizzate come schede, con una varietà di informazioni associate, tra cui titolo dell'attività, data di scadenza e campi personalizzati. Monitora il lavoro mentre avanza da una fase all'altra e ottieni informazioni a colpo d'occhio sullo stato del tuo progetto.

• Gestione delle risorse. Questa funzionalità ti offre una panoramica immediata e centralizzata della capacità del team, in modo che sia facile vedere a cosa stanno lavorando i membri nei vari progetti. Visualizzando queste informazioni a colpo d'occhio, puoi individuare le discrepanze, gestire i rischi e far procedere i progetti nei tempi previsti riassegnando o riprogrammando le attività. Controlla regolarmente il carico di lavoro, per assicurarti che i membri del team non abbiano troppo lavoro o troppo poco. In entrambi i casi, puoi facilmente riassegnare o riprogrammare le attività meno urgenti, per dare la precedenza alle iniziative che hanno la priorità.

• Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione.

App consigliate

• Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

• OneDrive. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file OneDrive di Microsoft, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in maniera semplice file da Word, Excel, PowerPoint e altri strumenti.

• Loom. I video di Loom ti aiutano ad aggiungere un tocco personale, informazioni e trasparenza alla panoramica del progetto. Puoi facilmente incorporare i video di Loom per presentare i tuoi progetti, definire le aspettative e mettere in evidenza i traguardi più importanti. I videomessaggi di Loom aggiungono dettagli al contesto, fornendo così al tuo team gli aggiornamenti in maniera più rapida. Ma l'aspetto più importante è che il tuo team può guardare i video senza dover uscire da Asana.

• Dropbox. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Dropbox, che è integrato nel pannello delle attività di Asana.

Domande frequenti