Templat daftar periksa offboarding pegawai

Pegawai silih berganti bergabung dan keluar dari perusahaan—apakah Anda siap untuk keduanya? Proses onboarding cenderung disusun untuk membantu pegawai baru memulai dengan cepat. Namun, kami tidak selalu menerapkan pendekatan yang sama pada proses offboarding. Offboarding, atau proses membantu pegawai keluar dari perusahaan Anda, sama pentingnya dengan onboarding—tetapi, proses ini sering diabaikan. Keluarnya seorang pegawai pasti akan memengaruhi tim, alur kerja, dan proyeknya. Tetapi, Anda bisa memudahkan transisi ini dan mengurangi gangguan dengan templat offboarding pegawai yang dapat digunakan kembali.

Apa itu offboarding pegawai?

Offboarding pegawai adalah proses transisi saat pegawai keluar dari perusahaan Anda. Memiliki proses offboarding yang terstruktur membantu merangkum semua tanggung jawab pegawai sehingga anggota tim yang tersisa memahami pekerjaan yang harus mereka koordinasikan dan lakukan selama transisi. Proses ini juga membantu manajer dan pegawai SDM Anda untuk merampungkan hal-hal yang belum diselesaikan (misalnya, menerima surat pengunduran diri dan mengembalikan aset perusahaan).

Pengalaman offboarding pegawai Anda akan bergantung pada budaya perusahaan dan kebutuhan tertentu organisasi, tetapi prosesnya harus: 

• Menyiapkan tim untuk keluarnya pegawai.

• Memastikan Anda membuat semua pengumuman yang diperlukan.

• Membantu departemen sumber daya manusia mengumpulkan dokumen.

• Memfasilitasi transfer pengetahuan untuk mengumpulkan konsep, proses, dan pekerjaan yang sedang berlangsung sebelum hari terakhir pegawai.

• Menyiapkan prosedur untuk mengumpulkan laptop, kartu ID, dan sisa materi milik perusahaan.

• Menyertakan wawancara pengunduran diri untuk mendapatkan umpan balik dan meningkatkan pengalaman kerja bagi pegawai di masa mendatang.

Terlepas dari hal-hal yang Anda sertakan, ada banyak langkah yang dilibatkan dalam offboarding pegawai, termasuk detail penting yang mudah terabaikan. Membuat templat daftar periksa offboarding pegawai akan membantu Anda melacak proses ini dan memastikan Anda melakukan segala hal yang tepat untuk setiap pegawai yang keluar dari perusahaan. Saat pegawai yang ada memberi tahu Anda bahwa dia akan keluar, cukup buat duplikat templat daftar periksa dan mulai prosesnya. 

Tujuan dari templat daftar periksa digital untuk offboarding pegawai

Terkadang, daftar periksa konvensional adalah cara terbaik untuk tetap tertata. Namun, daripada menulisnya atau mencetak dokumen tersimpan yang rumit dan sulit diperbarui, Anda dapat membuat templat daftar periksa digital untuk offboarding pegawai. Templat ini tidak hanya membuat Anda tetap tertata selama proses offboarding pegawai, tetapi juga memastikan bahwa proses offboarding selalu konsisten di seluruh organisasi.

Karena itu, Anda tidak akan melewatkan langkah penting apa pun. Misalnya, Anda tahu bahwa Anda harus mengirimkan informasi ke penyedia asuransi kesehatan sebagai bagian dari proses offboarding pegawai. Jika Anda mengabaikan langkah ini, pegawai yang keluar mungkin tidak memenuhi syarat untuk perawatan kesehatan yang lebih lama setelah dia keluar, dan ini bukan cara terbaik untuk mengakhiri pengalaman pegawai tersebut. Menggunakan daftar periksa yang sama untuk setiap pegawai (disalin dari templat) memastikan bahwa Anda tidak pernah melewatkan satu langkah pun, baik itu penting atau sepele, dalam proses offboarding.

6 langkah membuat templat daftar periksa offboarding

Buat templat daftar periksa offboarding Anda dalam enam langkah mudah:

1. Tinjau materi. Kumpulkan semua yang Anda butuhkan untuk melakukan offboarding pegawai dengan benar dan lakukan tinjauan. Jika Anda sudah memiliki dokumen, proses, atau panduan offboarding, pastikan untuk menyertakannya di sini. 

2. Check in dengan departemen lain. Manajer pegawai dan departemen SDM biasanya akan mengawasi offboarding, tetapi Anda juga perlu mempertimbangkan kebutuhan departemen lain. Apa yang dibutuhkan TI? Bagaimana dengan tim keuangan? Di sini, Anda akan mengetahui prosedur penting di tingkat perusahaan yang mungkin terabaikan, misalnya, menandatangani perjanjian kerahasiaan.

3. Buat bagian untuk menata tugas daftar periksa. Tugas yang tepat akan bervariasi, tergantung kebutuhan spesifik perusahaan Anda. Tetapi, sertakan informasi dasar, seperti nama dan peran pegawai, dokumen yang perlu diselesaikan, dan langkah-langkah yang harus diambil (misalnya, menjadwalkan wawancara pengunduran diri).

4. Hubungkan dokumen dan informasi yang relevan. Selain mengoordinasi proses, Anda juga dapat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk menambahkan dokumen langsung ke daftar periksa. Misalnya, Anda dapat melampirkan formulir yang perlu ditinjau dan ditandatangani dengan batas waktu yang ditetapkan agar semua orang bekerja sesuai rencana. 

5. Simpan di tempat yang dapat diakses. Agar templat daftar periksa dapat meningkatkan konsistensi di seluruh perusahaan, templat ini perlu digunakan oleh seluruh organisasi. Setelah Anda membuat templat daftar periksa offboarding, simpan templat di ruang umum tempat siapa pun dapat mengaksesnya. 

6. Bagikan. Bagikan templat Anda kepada siapa saja yang mungkin perlu melakukan offboarding pegawai, termasuk manajer pegawai, pemimpin tim, dan kepala departemen.

Fitur terintegrasi

• Tampilan Daftar. Tampilan Daftar merupakan tampilan berbentuk kisi yang memudahkan Anda melihat semua informasi proyek secara cepat. Seperti daftar tugas atau spreadsheet, Tampilan Daftar menampilkan semua tugas sekaligus. Jadi, Anda tidak hanya dapat melihat judul tugas dan tenggat, tetapi juga bidang kustom yang relevan, seperti Prioritas, Status, atau lainnya. 

• Tampilan Linimasa. Tampilan Linimasa adalah tampilan proyek bergaya Gantt yang menampilkan semua tugas Anda dalam diagram batang horizontal. Anda tidak hanya dapat melihat tanggal mulai dan tanggal selesai setiap tugas, tetapi juga dapat melihat dependensi antar-tugas. Dengan Tampilan Linimasa, Anda dapat dengan mudah melacak perpaduan bagian-bagian dalam rencana Anda. Selain itu, ketika dapat melihat semua pekerjaan di satu tempat, Anda bisa dengan mudah mengidentifikasi dan mengatasi konflik dependensi sebelum konflik terjadi, jadi Anda dapat mencapai semua gol sesuai jadwal.

• Formulir. Saat seseorang mengisi Formulir, tindakan ini akan ditampilkan sebagai tugas baru dalam proyek Asana. Dengan memasukkan informasi melalui Formulir, Anda dapat menstandarkan cara mulai bekerja, mengumpulkan informasi yang dibutuhkan, dan memastikan tidak ada pekerjaan yang luput. Alih-alih membuat setiap permintaan sebagai proses ad hoc, buat sistem standar dan serangkaian pertanyaan yang harus dijawab setiap orang. Atau, gunakan logika bercabang untuk menyesuaikan pertanyaan berdasarkan jawaban sebelumnya milik pengguna. Terakhir, Formulir membantu Anda menghemat waktu dan upaya yang diperlukan untuk mengelola permintaan masuk. Jadi, tim dapat menghabiskan waktu yang lebih banyak untuk pekerjaan penting.

• Subtugas. Terkadang, hal-hal yang harus dilakukan terlalu banyak jika dicantumkan dalam satu tugas. Jika tugas memiliki lebih dari satu kontributor, tenggat yang panjang, atau pemangku kepentingan yang perlu meninjau dan menyetujui sebelum tugas itu tayang, subtugas bisa berguna Subtugas adalah cara ampuh mendistribusikan pekerjaan dan membagi tugas menjadi beberapa bagian terpisah—sekaligus membuat daftar tugas kecil selalu terhubung dengan konteks umum dari tugas induk. Bagi tugas menjadi beberapa bagian yang lebih kecil atau catat setiap bagian dari proses multilangkah dengan subtugas.

Aplikasi yang direkomendasikan

• Dropbox. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Dropbox yang terpasang pada panel tugas Asana.

• Slack. Ubah ide, permintaan kerja, dan item tindakan dari Slack menjadi tugas dan komentar yang dapat dilacak di Asana. Mulailah dari pertanyaan singkat dan item tindakan hingga tugas dengan penerima tugas dan tenggat. Catat pekerjaan dengan mudah sehingga permintaan dan daftar tugas tidak hilang di Slack.

• Google Workplace. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Workplace yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.

• OneDrive. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Microsoft OneDrive yang terpasang di panel tugas Asana. Lampirkan file dari Word, Excel, PowerPoint, dan lainnya dengan mudah.

Pertanyaan Umum