Carmeuse optimise sa gestion RH avec Asana

Carmeuse est une entreprise qui compte près de 4 700 employés répartis dans le monde entier, spécialiste en exploitation minière, équipements et solutions d’ingénierie. Carmeuse, ce sont 160 années de bons et loyaux services, soit plus d’un siècle durant lequel l’entreprise a su s’imposer grâce à des valeurs clés comme la confiance, l’intégrité et la collaboration. Pourtant, « nous ressentions le besoin d’améliorer notre manière de gérer nos projets et la collaboration. Nous en avons donc fait un véritable défi commercial », explique Koen Trappeniers, chef de projet des ressources humaines (RH).

À l’échelle mondiale, 70 personnes environ travaillent dans le domaine des RH, principalement en Amérique du Nord, mais aussi dans 10 pays européens. Koen et Laurent Peeters (le directeur RH du groupe chargé du développement de l’entreprise) ont tous deux reconnu qu’il était possible de renforcer l’efficacité opérationnelle. Comment ? Il fallait éliminer le travail en vase clos et adopter des outils de gestion communs. En outre, le groupe ne jurait que par les feuilles de calcul traditionnelles et cette dépendance générait une énorme quantité de tâches d’organisation superflues, également appelées « work about work ». Les recherches menées dans le cadre de l’étude Asana sur L’Anatomie du travail montrent que les employés passent 60 % de leur temps sur des tâches de coordination, plutôt que sur le travail qualifié et stratégique pour lequel ils ont été embauchés.

Je consacrais parfois jusqu’à 40 % de mon temps à communiquer, répéter les informations, communiquer à propos de notre manière de communiquer, préparer des rapports et à mettre à jour la progression des projets. Il était temps de changer les choses, cela ne faisait aucun doute.”

Mieux gérer ses activités grâce à un seul outil

Pour moderniser la façon de gérer le travail des RH, Laurent et Koen voulaient simplifier et bonifier la collaboration, mais aussi éviter de gaspiller l’énergie des employés sur des tâches redondantes. Toujours selon L’Anatomie du travail, les travailleurs consacrent chaque année 236 heures sur des tâches déjà effectuées par d’autres. Koen s’est inspiré de ses expériences professionnelles passées, et a proposé de tester et d’évaluer quatre outils, sans manquer de louer les qualités d’Asana.

Asana est bien plus qu’un simple outil de gestion de projet ou de collaboration, il s’agit d’un véritable outil de gestion du travail.”

Simplifier la communication et rester en contact avec Asana

Laurent et Koen savaient qu’il était important d’impliquer leurs collègues de l’équipe HRIS (équipe informatique dédiée au service RH) en début de projet pour éviter de travailler en vase clos, faire en sorte que chacun comprenne les exigences commerciales du groupe et décider ensemble d’un outil unique à adopter pour valider le travail.

Les deux collègues souhaitaient un outil facile à déployer et ont rapidement mis en œuvre Asana au sein d’un premier groupe de 10 personnes. Ils ont pu observer l’accueil réservé à l’outil et évaluer les points d’amélioration possible pour favoriser son adoption. « Nous avons commencé par un groupe très modeste, puis nous avons laissé les choses avancer naturellement, avec une adoption progressive de l’outil », nous explique Koen.

Koen et Laurent se sont ensuite attachés à intégrer Asana aux pratiques de travail en place afin que la plateforme soit plus largement acceptée. « Au départ, nous nous sommes concentrés sur les initiatives communes, toutes les données utiles au comité d’examen des projets étaient ainsi suivies et rassemblées sur Asana », explique Laurent.

Carmeuse pense avoir lancé Asana juste au bon moment. Lorsque la pandémie de Covid-19 a débuté, le déploiement de la plateforme était terminé, ce qui a permis à chacun de rester impliqué et de maintenir le contact, même en travaillant à distance.

Les clés de la réussite

Un outil intuitif

« J’apprécie la vue Liste, mais certains préfèrent la vue Tableau ou Calendrier », déclare Koen. « En un clic, Asana nous permet de visualiser nos données de différentes manières, avec notamment la chronologie du projet et ses dépendances. »

Vous pouvez commencer à utiliser Asana dès la première connexion. Tout le monde a relevé la convivialité et la simplicité d’utilisation de l’outil, ce qui a grandement facilité son adoption.”

Une communauté florissante

Pour tirer le meilleur parti de l’outil, Carmeuse a profité des vidéos de formation disponibles sur l’Asana Academy. « Je me suis aussi tourné vers la communauté Asana pour dénicher quelques idées, directement auprès d’autres utilisateurs de la plateforme », ajoute Koen.

Un leader dédié

Selon Laurent, « Koen a facilité la coordination de l’équipe et l’a encouragée à utiliser Asana pour organiser son travail, histoire que ça ne devienne pas “un outil de plus”. Pour ce qui est de l’adoption de la plateforme, compter dans nos rangs un “champion” pour accompagner le déploiement était une vraie chance. »

Exécuter des activités clés, facteurs de croissance pour l’entreprise

La flexibilité d’Asana permet à l’équipe RH d’utiliser la plateforme pour gérer tous les projets liés à la gestion des talents à l’échelle mondiale, qu’il s’agisse d’initiatives continues ou ponctuelles.

L’équipe RH utilise également Asana pour suivre ses objectifs d’entreprise et ses OKR. « Cela nous donne une visibilité sur les échéances, l’état d’avancement des projets et met en lumière les mesures à prendre », explique Koen. « Les individus concernés, ainsi que l’équipe de direction des RH, reçoivent des notifications lorsque certains jalons ou tâches clés sont achevés, de sorte que chaque projet dispose du niveau de surveillance nécessaire. »

L’année dernière, nous n’aurions pas pu atteindre ce niveau de concentration et obtenir de si bons résultats sans Asana.”

Laurent poursuit : « Nous avons également utilisé Asana pour gérer un grand projet de retour sur expérience. La plateforme nous a permis d’en gérer les différentes phases, de l’analyse des possibilités de pérennisation de certaines améliorations, en passant par la configuration ou les tests, jusqu’à la production. Nous pouvions attribuer des actions à suivre à des équipes pluridisciplinaires réparties aux quatre coins du monde et veiller ainsi à ce que chacun participe à cette initiative. »

Chaque trimestre, Carmeuse utilise Asana pour gérer le lancement de la nouvelle version d’Oracle Enterprise Resource Planning Cloud (ou Oracle ERP Cloud), son ERP d’entreprise. Ce dernier automatise les processus de back-office et les activités quotidiennes de Carmeuse, qui ne pouvait se permettre que certaines étapes passent entre les mailles du filet. Il s’agit d’un processus strict qui implique que les activités soient accomplies, validées et approuvées dans un délai précis. Par exemple, à la suite d’une révision des notes de version, chaque nouvelle fonctionnalité doit être analysée et testée avant de lancer son développement. En outre, c’est là que le processus se complexifie, car il nécessite des étapes séquentielles, des ressources et une collaboration interfonctionnelle efficace. Koen précise : « Nous avions besoin d’une approche systématique et les modèles Asana nous ont apporté la structure dont nous avions besoin pour accomplir toutes nos tâches correctement et en temps voulu ».

Asana a démontré ses atouts et sa valeur, dès le premier jour

Selon Koen : « Asana améliore la façon dont nous abordons les projets. Il ne s’agit pas seulement d’accomplir des tâches, mais bien d’une nouvelle manière de travailler qui nous permet de stocker les informations plus efficacement et de les rendre accessibles ».

Laurent ajoute : « Asana réduit le temps passé à échanger avec nos collaborateurs, accélère la validation (il faut d’ailleurs parfois en obtenir plusieurs consécutives) et l’envoi des documents. » Alors que le rapport sur L’Anatomie du travail montre que 87 % des employés interrogés travaillent près de deux heures de plus chaque jour, Laurent est heureux de conclure sur ces mots : « Avec Asana, je pars en week-end plus tôt ! »

Asana, un outil pour rapprocher les membres de l’entreprise

Laurent et Koen sont très enthousiastes à l’idée de tirer parti des intégrations Asana, notamment avec Microsoft Teams, afin de relier leurs discussions à des tâches exploitables.

En outre, le duo souhaite développer encore davantage l’utilisation d’Asana au sein de l’équipe RH. Les deux collègues songent déjà à définir des tâches récurrentes sur Asana pour essayer de resserrer les liens entre les employés à l’échelle de l’entreprise.

Asana nous aide à indiquer où nous en sommes aux personnes qui travaillent sur le projet, mais aussi à convaincre les parties prenantes lorsque nous avons besoin d’obtenir leur adhésion. Chacun de nous visualise clairement l’ensemble des activités de l’entreprise.”