Los 7 componentes clave de la plantilla para documentos de requisitos comerciales, con ejemplos

Todos los proyectos tienen variables, y si quieres que el proyecto tenga éxito, necesitarás que todas esas variables se combinen en el momento y lugar adecuados. Piensa en lo que sucede cuando armas un rompecabezas: el secreto para resolverlo es observar la imagen que aparece en el frente de la caja del rompecabezas mientras lo vas armando.

Un documento de requisitos comerciales (BRD, por sus siglas en inglés) es como esa imagen en la caja del rompecabezas. Describe todo lo que conlleva un proyecto y ayuda a las partes interesadas a obtener claridad sobre los requisitos necesarios para que tenga éxito. En este artículo, cubriremos los componentes clave de una plantilla para documentos de requisitos comerciales. Y además, aprenderás los beneficios de compartir tu BRD a través de un software en línea. 

¿Qué es un documento de requisitos comerciales (BRD)?

Un documento de requisitos comerciales es un informe en el que se detalla todo lo que necesita un proyecto nuevo para tener éxito. En este documento se describen los objetivos del proyecto, qué se espera a lo largo del ciclo de vida del proyecto y qué se necesita para llevarlo a cabo. 

Los siete componentes de un BRD son:

1. Resumen ejecutivo

2. Objetivos del proyecto

3. Alcance del proyecto

4. Requisitos comerciales

5. Participantes clave

6. Restricciones del proyecto 

7. Análisis de costo-beneficio

Al describir cada una de estas secciones, cualquier persona que lea tu documento de requisitos comerciales debería entender claramente de qué se trata tu proyecto, qué esperas lograr y cómo piensas hacerlo.

¿Qué debería incluir un documento de requisitos comerciales?

Un documento de requisitos comerciales debe ofrecer los detalles sobre el proyecto, pero también debe ser conciso. El objetivo de un BRD es brindarles a las personas que lo lean la mayor cantidad de información en la menor cantidad de palabras.

Muchas personas pueden leer un BRD, como los participantes del proyecto, los ejecutivos que deben aprobarlo y los clientes que se verán impactados por los resultados finales. A continuación, te presentamos más información sobre cada componente que debes incluir en tu plantilla.

1. Resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo es una declaración de alto nivel en la que se describe el proyecto y su finalidad. Las personas que no tienen tiempo para leer el BRD completo deberían comprender qué planeas lograr con solo leer el resumen ejecutivo.

Aunque el resumen ejecutivo es lo primero que aparece en tu BRD, deberías esperar para escribirlo después de haber redactado las demás secciones. De ese modo, puedes revisar todo y asegurarte de haber elaborado una declaración inicial completa.

2. Objetivos del proyecto

Los objetivos de tu proyecto son los objetivos comerciales que quieres lograr al llevar a cabo tu proyecto. Es importante establecer los objetivos del proyecto antes de iniciar cualquier trabajo para poder usarlos para medir el progreso.

Enumera los objetivos del proyecto como objetivos SMART para asegurarte de que sean:

• Específicos

• Medibles

• Alcanzables

• Realistas

• De duración limitada

Medir los objetivos del proyecto puede ayudarte a determinar si necesitas ajustar tu flujo de trabajo para cumplir mejor con tus objetivos. Por ejemplo, si uno de tus objetivos era aumentar tu base de clientes en un 10 % para el final del trimestre, puedes observar los números cuando finalice el trimestre y verás claramente si lograste tu objetivo o no. Luego, puedes analizar las acciones que realizaste a lo largo del proceso y determinar los motivos por los que quizás no lograste lo que esperabas.

3. Alcance del proyecto

El alcance del proyecto indica sus límites en el documento de requisitos comerciales. Al definir el alcance del proyecto, mantendrás a todos en la misma sintonía y evitarás la corrupción del alcance, que es cuando el proyecto se expande fuera de los límites que definiste y se vuelve difícil de controlar. 

Estos son algunos detalles que debes incluir en el alcance del proyecto:

• Cronograma

• Presupuesto

• Entregables

• Requisitos del proyecto

• Equipo del proyecto

También puedes hacer una lista de las exclusiones del proyecto, o cosas que específicamente quieres dejar afuera del proyecto, como los procesos de negocios o estrategias riesgosas que quieres que los demás eviten cuando trabajen en el proyecto. 

4. Requisitos comerciales

Los requisitos comerciales son la columna vertebral de tu plantilla de BRD. En esta sección, deberás enumerar las acciones que se requieren para llevar a cabo el proyecto. Según su complejidad, esta lista puede tener solo unos pocos elementos o puede ser extensa.

Además de enumerar los requisitos y describirlos, clasifícalos por prioridad y asigna a cada elemento un nivel de importancia en función de cuán críticos son. Esto ayudará a los demás a entender qué requisitos deben finalizar primero.

Si uno de tus requisitos es codificar un sitio web, puedes asignar esta tarea como prioridad número uno. También puedes etiquetar esta tarea como altamente crítica porque, si no se codifica el sitio web, no tendrás una base para completar los otros requisitos de negocio.

5. Participantes clave

Los participantes del proyecto son todas las personas que tienen un interés en tu proyecto y que probablemente leerán la plantilla de BRD para entender de qué se trata. Los participantes clave pueden ser:

• Miembros del equipo que trabajan en el proyecto

• Gerentes de proyectos que dirigen el proyecto

• Ejecutivos que deben aprobar el proyecto

• Clientes a los que influye el proyecto terminado

En esta sección, enumera los nombres y los puestos de cada uno de los participantes para describir su deber en relación con el proyecto. Esta sección brindará claridad sobre quién más está involucrado y puede mejorar las comunicaciones del equipo.

6. Restricciones del proyecto

Probablemente ya presentaste un resumen de las restricciones del proyecto dentro del alcance del mismo, pero aquí, debes explicar estos límites en detalle. Cuando el lector revise esta sección, debe ver la forma del proyecto y sus límites.

Las restricciones del proyecto pueden incluir:

• Riesgos del proyecto

• Disponibilidad del equipo

• Recursos

• Dependencias del proyecto

• Plazos

• Presupuesto del proyecto

Las restricciones del proyecto ayudan a los participantes a visualizar su complejidad y cuán fácil o difícil será lograr los objetivos. Cualquier persona que participe en el proyecto debería revisar primero sus restricciones.

7. Análisis de costo-beneficio

Terminar el documento de requisitos comerciales con un análisis de costo-beneficio es una jugada estratégica. Si estás usando tu BRD para obtener la aprobación del proyecto, esta sección puede ser un factor decisivo. Los clientes y los ejecutivos se interesan por el objetivo del proyecto, pero si no puedes demostrar que vas a obtener ganancias, todo está perdido. 

Para crear un análisis de costo-beneficio:

• Describe todos los costos asociados al proyecto

• Explica los beneficios asociados

• Escribe el costo total esperado del proyecto

• Calcula el ROI esperado restando los costos estimados a las ganancias estimadas

Plantilla para documentos de requisitos comerciales + ejemplo

Aquí verás un ejemplo de plantilla para documentos de requisitos comerciales. Este ejemplo corresponde a la iniciativa de una empresa tecnológica de crear un blog de marketing. En el documento, la gerenta del proyecto explica en qué consiste el proyecto y su finalidad. También describe los objetivos del proyecto y el alcance del mismo para evitar el riesgo de corrupción del alcance. 

A medida que el BRD continúa, la gerenta del proyecto enumera los requisitos comerciales, es decir, las acciones necesarias para completar el proyecto. También se enumeran los participantes del proyecto, las restricciones del mismo y el análisis de costo-beneficio.

Si quieres usar una plantilla para documentos de requisitos comerciales para tu propio proyecto, usa nuestra plantilla gratuita que te ofrecemos a continuación.

¿Cuál es la diferencia entre requisitos comerciales y requisitos funcionales?

A menudo se oye hablar de requisitos funcionales cuando se habla de los requisitos comerciales, pero es importante conocer la diferencia entre ambos. En un documento de requisitos comerciales se describen cuáles son los requisitos del proyecto. Ofrece un panorama de alto nivel y proporciona a los participantes una visión general del proyecto en su totalidad.

Un documento de requisitos funcionales (FRD, por sus siglas en inglés) ofrece una descripción detallada de cómo llevar a cabo tareas específicas dentro del proyecto. Piensa en estos documentos como en un juego de mesa; el BRD es la caja, que explica el juego y te convence de comprarlo. Por otro lado, el FRD son las instrucciones que te enseñan cómo jugarlo.

Además de los requisitos funcionales, podemos encontrar:

• Requisitos del usuario: son más detallados que el BRD y explican qué puede hacer el usuario con los entregables terminados.

• Requisitos del producto: son más detallados que los requisitos comerciales y del usuario. Los requisitos del producto explican el propósito y las características del proyecto terminado. Este documento es una guía para los equipos a la hora de construir y comercializar el producto.

• Requisitos no funcionales: son los más detallados, tanto como los funcionales. Explican cómo debe funcionar el proyecto y la experiencia del usuario prevista para el proyecto terminado.

Comparte los requisitos a través de las herramientas de gestión de proyectos

Ya sea que estés elaborando un documento de requisitos comerciales o algo más detallado, la mejor manera de compartir la información con los participantes es a través de una herramienta simplificada.

Con las herramientas de gestión de proyectos, puedes priorizar los objetivos de la empresa y garantizar que nada se pase por alto. Usa Asana para simplificar las comunicaciones del equipo y alcanzar los hitos del proyecto más fácilmente.