John Lewis Partnership reúne a los equipos interdisciplinarios con Asana

Todo empezó en Londres, en 1864, cuando un comerciante llamado John Lewis recorría la ciudad con su carretilla comprando telas para venderlas con un modesto margen de ganancias, y así abrió una pequeña mercería en la calle Oxford de Londres. El negocio creció y su hijo, John Spedan Lewis, creó la sociedad “John Lewis Partnership” que se ha convertido en el negocio más grande del Reino Unido en el que los empleados son los propios dueños. Dirigen las grandes tiendas John Lewis & Partners y los supermercados Waitrose & Partner. Además, prestan servicios financieros y de ventas minoristas.

John Spedan Lewis creyó en un nuevo modelo de negocios que les diera a los empleados una parte de las ganancias a través de una bonificación anual, buenas condiciones laborales y participación en todas las decisiones que se tomaran. Hoy en día, los más de 83 000 empleados, llamados Socios, todavía gozan de esos mismos beneficios.

El equipo de Desarrollo de Soluciones de John Lewis Partnership que trabaja en el departamento de Personal (RR. HH.) crea soluciones internas para respaldar los programas de los empleados, como las plataformas de video para capacitar a los Socios de ventas, una herramienta para asesoramiento y retroalimentación y un esquema de compensaciones para aprendizaje técnico. Después de una reestructuración de la empresa en su conjunto, se formó un equipo de UX (experiencia del usuario) dentro del sector de Personal para ayudar a diseñar y desarrollar esas soluciones. Según Philip Quarterman, diseñador de UX en John Lewis Partnership, “Todos los proyectos pasan primero, antes de diseñarlos, por nuestro equipo para asegurarnos de que la solución realmente se ajusta a las necesidades del negocio”.

El equipo de UX adoptó Asana para mejorar el ingreso de las solicitudes y transparentar la colaboración interdisciplinaria, todo con el objetivo de lograr que RR. HH. fuera más eficiente en el empoderamiento de sus Socios. “Todos somos parte del negocio”, dice Philip. “En cualquiera de las funciones directivas, debemos recordar que si no ayudamos a que se gane dinero con el negocio, somos un costo neto. En cierto modo, todo lo que hagamos debe servir para mejorar la capacidad laboral de los Socios o ahorrar dinero. Ahondamos en ese concepto constantemente”.

Buscamos una herramienta que se adaptara a distintos estilos de trabajo

El equipo de UX era tan nuevo, dice Philip, que “Faltaba transparencia acerca de cuándo alguien debía participar de un proyecto, cuándo se debía hacer el traspaso de los trabajos o sobre la visibilidad entre los equipos”. Así que cuando se cambió el software anterior de gestión de tareas del equipo de UX, buscaron un reemplazo que facilitara la colaboración y la integración con el equipo de Personal (más grande).

Uno de los motivos por los que elegimos a Asana es porque tiene proyectos con formato de tablero o lista. Esto permite que los integrantes del equipo puedan trabajar con la estructura de proyectos que prefieran. ”

También necesitaban una herramienta que se adaptara a los diferentes estilos de trabajo. “Uno de los motivos por los que elegimos a Asana es porque tiene proyectos con formato de tablero o lista”, dice Philip, en referencia al hecho de que las tareas se pueden ver en forma de lista o de tableros Kanban. “Esto permite que los integrantes del equipo puedan trabajar con la estructura de proyectos que prefieran”.

Unimos los equipos con Asana

Cuando el equipo de UX empezó a gestionar las solicitudes y proyectos en Asana, integraron sus formularios web con Asana para que los demás equipos pudiesen enviar las solicitudes de trabajo sin problemas. Como explica Philip, “Debemos gestionar lo que ingresa, y esta es la herramienta que nos permite hacerlo. Con Asana es muy fácil configurar la lista de tareas. Y eso es fundamental”.

Con el tiempo, los equipos que colaboraron con UX también adoptaron esta forma de trabajo. Asana se usó rápidamente para gestionar proyectos de Desarrollo de Soluciones, y su función de Portafolios ayudó a conectar los puntos entre las distintas funciones. Cada equipo tiene un portafolio de proyectos propio. Todos los proyectos tienen un equipo que los dirige y ese equipo puede, a la vez, agregar recursos de otros equipos al asignar tareas. “Asana ha cambiado por completo la forma en que gestionamos los proyectos internamente. La estamos trasladando al departamento de Personal (más grande) para vean cómo trabajamos, cómo hacemos que los proyectos fluyan”.

Vemos los flujos de trabajo de principio a fin

Philip dice que antes de Asana “no había visibilidad entre los equipos”. Pero, hoy en día, cualquier equipo puede ver todos los proyectos en los que trabaja el equipo de UX. Cada proyecto tiene tareas y subtareas, que también se encuentran en otros proyectos, según cuál sea el equipo responsable. Y la naturaleza visual de Asana brinda transparencia a un proceso de colaboración que antes era confuso. Tal como destaca Philip, “Todos están muy felices de usar los tableros de Asana porque es una forma mucho más atractiva de ver las solicitudes mientras se procesan, y los traspasos quedan claros. La posibilidad de cambiar los responsables de las tareas y de ver quién hace qué ha sido muy útil”.

Todos están muy felices de usar los tableros de Asana porque es una forma mucho más atractiva de ver las solicitudes mientras se procesan, y los traspasos quedan claros. ”

Asana también ha ayudado a facilitar los flujos de trabajo diarios. Todas las solicitudes de nuevos proyectos pasan por una integración en un formulario único, con campos para agregar una descripción breve, detalles de contacto, fechas de entrega y un brief del proyecto. Esta solicitud se evalúa en una reunión semanal central y después se asigna en Asana a los miembros del equipo que correspondan. La posibilidad de dar seguimiento al progreso en Asana, así como la función para comentarios, han ayudado a reducir la cantidad de reuniones de actualización de estado tanto internas como con los desarrolladores externos.

Es excelente para los Socios

El equipo de UX de Philip da seguimiento al éxito de sus soluciones con indicadores clave de rendimiento, tales como los aumentos de las ventas, las visualizaciones de los videos de capacitación según Google Analytics y los puntajes de satisfacción. Pero el modo en que colaboran con los demás equipos de Personal contribuye a un objetivo mayor de empoderar el negocio de forma eficiente. Con este funcionamiento aceitado, los equipos pueden ayudar a los Socios a trabajar bien, a mantener sus costos bajos y a hacer crecer el negocio juntos.