El equipo de RR. PP. de APAC de HubSpot centraliza la gestión de los programas con Asana para dar rienda libre a la eficiencia

HubSpot es una plataforma líder de crecimiento compuesta por software de marketing, ventas y servicio al cliente, y un potente CRM gratuito. Más de 60 500 clientes en más de 100 países utilizan el galardonado software, los servicios y el soporte de HubSpot para transformar su forma de atraer, fidelizar y satisfacer a los clientes.

Cuando Elissa Hudson se convirtió en la líder de Relaciones Públicas de HubSpot para la región APAC en 2018, tenía una enorme tarea entre manos. Con base en Sídney, Australia, y trabajando como parte del equipo de marketing regional, es responsable de crear conciencia de marca para HubSpot al impulsar la cobertura de los medios en países clave de APAC.

El seguimiento manual de las tareas creó una pesadilla administrativa

Al trabajar con tres agencias de relaciones públicas, así como con colegas de distintos continentes, y depender directamente del director regional de Singapur, Elissa tuvo que hacer malabares con una gran cantidad de tareas en diferentes zonas horarias. En un momento dado, podía estar trabajando en más de 30 artículos de prensa diferentes, cada uno de los cuales implicaba muchas tareas, como buscar citas de portavoces, redactar contenidos, proporcionar imágenes, servir de enlace con diversas partes interesadas, y más.

Elissa utilizó una mezcla de lápiz y papel para las tareas pendientes diarias y hojas de cálculo para la gestión de proyectos, pero este sistema de seguimiento manual estaba lejos de ser ideal y causó problemas críticos:

• Las acciones y las tareas pendientes importantes para las estrategias de posicionamiento en las redes sociales se pasaban por alto y se perdían oportunidades.

• Esto dificultaba el progreso de las agencias, porque las tareas no se completaban lo suficientemente rápido.

• No había una visión única del progreso de las publicaciones en las redes, lo que hacía difícil prever si se estaban logrando los objetivos de cobertura cada mes.

Del caos a la gestión centralizada

El equipo necesitaba una herramienta para gestionar sin problemas los proceso de las historias, las tareas pendientes personales y la colaboración con los jefes. Las tareas debían ser independientes para que no se pasaran por alto, pero también era necesario contar con un sistema con una visión general del progreso del proyecto.

Asana ofrecía una interfaz intuitiva y fácil de usar, una aplicación móvil para la planificación sobre la marcha y la integración con dos herramientas esenciales para el trabajo del equipo: Gmail y Slack. Lo más importante es que Asana permitió estandarizar los procesos y organizar las tareas en proyectos y tableros específicos. Esto permitió finalizar fácilmente las tareas y hacer un seguimiento efectivo del avance en cada región.

Mayor eficiencia y mejor información

El trabajo diario del equipo es muy diferente gracias a Asana. Para Elissa, todo comienza con su viaje diario por la mañana, donde puede planificar y priorizar fácilmente su día con la aplicación móvil de Asana. La integración de Gmail y Slack le permite convertir las solicitudes de colegas en el extranjero en tareas que puede supervisar. Además, los elementos que debe consultar con su jefe se pueden asignar y agregar fácilmente en la agenda de su reunión.

Cuando debe trabajar en las iniciativas para las redes, el equipo aprovecha al máximo los proyectos de Asana en la vista de tablero. Todas las iniciativas están codificadas por colores por región y categorizadas en función de su etapa de desarrollo. El equipo puede visualizar fácilmente en qué historias se está trabajando y agregar subtareas a los proyectos para garantizar que ningún paso se omita y perjudique los proyectos en el futuro.

La visualización también ayuda a Elissa y al equipo a obtener información sobre el rendimiento en función de sus objetivos. Antes, el equipo dependía de las hojas de cálculo. Ahora puede ver de inmediato en qué etapa se encuentra cada iniciativa. De este modo, puede predecir de una manera sencilla cuál es el nivel de progreso de una historia específica o cuándo se debe compartir una publicación, lo que permite planificar y realizar una proyección de la cobertura con mayor precisión. Si se identifica una brecha en el proceso de cobertura, el equipo puede encargarse y presentar historias de manera proactiva para garantizar que se cumplan los objetivos.

Crecimiento más simple

Elissa está ampliando su equipo interno para lograr una mayor cobertura en las redes en sus regiones clave y utilizará Asana como base para la incorporación y la colaboración. Su primera contratación será un profesional de relaciones públicas para liderar la región de Asia. Esta persona reportará directamente a Elissa, y Asana será el enlace para conectar el trabajo, así pueden colaborar fácilmente en todas las oficinas y zonas horarias.

La visibilidad total de los proyectos y los procesos también dará como resultado un proceso de incorporación fluido, que permitirá a Elissa y su equipo en crecimiento continuar implementando HubSpot en toda la región de APAC.