Beginnen Sie neu – mit Business Process Reengineering

Wenn es nicht kaputt ist, muss es auch nicht repariert werden, nicht wahr? Aber wenn etwas nicht so effizient wie möglich funktioniert, haben Sie manchmal einfach nur noch die Option, alles in seine Einzelteile zu zerlegen und es auf neue Weise zusammenzusetzen, um eine Verbesserung zu bewirken. Genau das ist das Konzept, das Business Process Reengineering zugrunde liegt.

Was ist Business Process Reengineering (BPR)?

Unter Business Process Reengineering (BPR) versteht man die komplette Neuausrichtung vorhandener wichtiger Geschäftsprozesse, um Verbesserungen für Outputs wie Profit, Produktqualität, Kosten oder Geschwindigkeit zu erzielen. BPR ist ein extrem komplexer Vorgang, der die Beteiligung und Unterstützung der gesamten Organisation verlangt sowie präzise Planung und ein engagiertes Team, das den Prozess vorantreibt. Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens kann die vollständige Umsetzung von BPR mehrere Monate bis Jahre dauern.

Business Process Reengineering vs. Geschäftsprozessverbesserungen

Diese beiden Prozessverbesserungsmethoden haben ein gemeinsames Ziel: eine Änderung von Geschäftsprozessen, um eine Leistungsverbesserung zu erzielen. Der Hauptunterschied besteht in der Größe und Dimension der vorgenommenen Änderungen.

Geschäftsprozessverbesserungen sind Änderungen in geringerem Umfang, die ein bestimmtes Verfahren innerhalb einer Organisation verbessern sollen. Wenn Ihr Team ein Modell für kontinuierliche Verbesserung nutzt, sind Sie sicherlich mit Geschäftsprozessverbesserungen vertraut.

Business Process Reengineering ist ein Vorgang, bei dem Prozesse in einem sehr viel größeren Umfang verändert werden. BPR richtet den Fokus nicht auf kleinere individuelle Schritte, sondern bewertet das große Ganze des Unternehmens und rekonfiguriert den kompletten Geschäftsbetrieb,

Nehmen wir einmal an, ein Auto repräsentiert ein Unternehmen und dieses Auto hat ein Leck im Benzintank. Wenn das Team Prozessverbesserungen einsetzt, um den defekten Benzintank zu reparieren, würde es ein Verfahren entwickeln, in dem der alte Benzintank durch einen neuen ohne Leck ersetzt wird. Business Process Reengineering würde den Benzintank begutachten und erwägen, ob eine Alternative für Benzin als Treibstoff möglich ist.

Wann Sie Business Process Reengineering einsetzen sollten

Business Process Reengineering ist ein umfangreicher und allumfassender Prozess. Dieser kann sehr kostspielig sein – und je größer Ihr Unternehmen, desto größer ist auch die von diesem Verfahren ausgehende Herausforderung. Ziehen Sie doch einmal den Unterschied zwischen einem Startup mit ca. 25 Mitarbeitern und einem Konzern mit 2000 Angestellten in Betracht. Das größere Unternehmen wird über besser etablierte Verfahren und Workflows verfügen, während die kleinere Firma Änderungen schneller vornehmen kann. Falls es Ihnen Probleme bereitet zu entscheiden, ob Änderungen die Mühe wert sind, sollten Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse erwägen. Diese hilft Ihnen bei der Entscheidung, ob BPR das für Ihr Unternehmen richtige Verfahren ist.

Wenn Ihr Team den Entscheidungsfindungsprozess durchläuft und zu dem Schluss kommt, dass BPR die einzige Lösung ist, sollten Sie dies in einer frühen Phase des Wachstumsprozesses Ihres Teams angehen. Ein guter Grund für die Einleitung des BPR-Prozesses ist, die Skalierbarkeit Ihrer zentralen Geschäftstätigkeiten zu gewährleisten. Die BPR-Implementierung kann hier hilfreich sein, indem eine solide Basis für die Skalierung geschaffen wird, anstatt diese auf ineffizienten und komplizierten Verfahren aufzubauen.

Die 6 Schritte des Business Process Reengineering

Der BPR-Prozess folgt im Wesentlichen den gleichen Schritten wie reguläre Prozessverbesserungen. Beide Ansätze haben dasselbe Ziel: die Gewährleistung einer Verbesserung von Business-Outputs. Jedoch ist BPR umfangreicher, was sich auf Ihre Zeitplanung und Vorgehensweise auswirken kann. Hier erfahren Sie, wie Sie den BPR-Prozess in sechs Schritten in die Wege leiten können.

1. Identifizieren Sie den Grund für die Neuausrichtung

Die Neugestaltung Ihrer Geschäftsprozesse ist ein beträchtliches, anspruchsvolles und kostspieliges Unterfangen. Daher ist es wichtig, dass Sie identifizieren, aus welchen Gründen Sie dies angehen und ob der BPR-Prozess die Zeit und Mühe wert ist. Was ist das Ziel? Was erhoffen Sie sich mit diesem Neuausrichtungsprozess für Ihr Unternehmen? Das Setzen eines klaren und definierbaren Ziels ist ein guter Ausgangspunkt. Nutzen Sie ein Modell wie die SMART-Methode, um sicherzustellen, dass Ihre Gründe für die Änderungen konkret und umsetzbar sind. Dies wird Ihnen auch die Auswahl von Erfolgskennzahlen später im Prozess erleichtern.

Ihre Begründung sollte für Ihr ganzes Team einfach nachvollziehbar sein. Zum Beispiel müssen Sie vielleicht einen Teil Ihres Unternehmens umstrukturieren, um ein neues Forschungs- und Entwicklungsteam zu integrieren. Ihr Team sollte verstehen, dass die Umstrukturierung stattfinden muss, um den Weg für das neue Team zu ebnen.

Bevor Sie mit dem Neuausrichtungsprozess beginnen, ist es wichtig, Benchmarks für Ihre bereits vorhandenen Verfahren festzulegen. Dies bietet Ihrem BPR-Team ein Grundverständnis der aktuellen Geschäftsabläufe, bevor es sich daran macht, dramatische Verbesserungen vorzunehmen. Außerdem gestattet eine Analyse und Messung der Ausgangslage Ihres Geschäftsbetriebs dem BPR-Team, Engpässe in den aktuellen Abläufen unter die Lupe zu nehmen, die sich auf die Neugestaltung der Geschäftsprozesse auswirken können.

2. Stellen Sie Ihr BPR-Team zusammen

Bei Business Process Reengineering handelt es sich um ein komplexes Verfahren, das von einem kompetenten und erfahrenen Team in Angriff genommen werden sollte. Ihr BPR-Team sollte aus Personen bestehen, die bereits mit Ihren Geschäftsbereichen vertraut sind und die Besonderheiten der zentralen Prozesse kennen. Ein BPR-Team umfasst üblicherweise:

• Die Geschäftsleitung

• Operations Manager geschäftskritischer Teams

• Einen Experten oder eine Führungskraft im Bereich Reenginering

• Erfahrene Projektmanager

Ihr BPR-Team wird eine Unmenge unterschiedlicher Erwartungen von verschiedenen Stakeholdern managen müssen. Daher ist es entscheidend, dass Ihr Team und die Stakeholder auf wichtige Informationen problemlos zugreifen und diese auf einfache Weise untereinander austauschen können. Um das Stakeholder-Management zu vereinfachen, sollten Sie daher ein kollaboratives Work-Management-Tool nutzen, mit dem Sie alle für das BPR notwendigen Informationen zusammentragen und teilen können.

3. Legen Sie Key Performance Indicators (KPIs) für eine Leistungsanalyse fest

Dieser Schritt steht im engen Zusammenhang mit Schritt eins, in dem Sie das ultimative Ziel Ihres BPR-Unterfangens identifiziert haben. Wenn Sie Ihr Neuausrichtungsziel festlegen, hilft Ihnen dies, die richtige Wahl für Performance Kennzahlen zu treffen, die Ihnen zum Erfolg verhelfen. Die Auswahl eines KPI ermöglicht Ihnen, die Performance vor und nach der Prozessveränderung zu messen, sodass Sie den tatsächlichen Effekt des BPR beurteilen können.

Wenn Ihr Team sich beispielsweise für eine Neugestaltung der Geschäftsprozesse entschieden hat, um die Produktionsdauer eines bestimmten Produkts zu reduzieren, ist die für Ihr Team entscheidende Erfolgskennzahl die Entwicklungsdauer. Denken Sie daran: Nur wenn Sie im Vorfeld Benchmarks für Ihre Ziele abstecken, kann Ihr Team im Anschluss an die Änderungen deren Erfolg messen.

4. Entwerfen Sie einen Plan für den zukünftigen Stand der Dinge

Nachdem Sie sich die Zeit dazu genommen haben, zentrale Geschäftsprozesse zu analysieren und den aktuellen Zustand zu bewerten, sollten Sie diese gewonnenen Informationen dazu nutzen, den gewünschten zukünftigen Stand Ihrer Geschäftstätigkeiten zu planen. Rufen Sie sich die Ziele, die Sie zu erreichen wünschen, in Erinnerung: Welche Strategien können Sie einsetzen, um diese Ziele zu erreichen?

Nehmen Sie Ihre aktuellen Prozesse unter die Lupe und überlegen Sie, was geändert werden kann, um diese Ziele zu erreichen. Nutzen Sie Prozessmodellierung, um Workflows und Verfahren in einer Abbildung visuell darzustellen. Ein Prozessmodell des Status quo kann auch für Ihre Entscheidungsfindung hilfreich sein: Mit ihm können Sie ganz klar definieren, welche Engpässe durch Automatisierung oder andere Umgestaltungen behoben werden können.

An dieser Stelle sollten wir anmerken, dass Business Process Reengineering zwar eine komplette Neugestaltung Ihrer Geschäftsabläufe erforderlich macht, aber dies nicht automatisch bedeutet, dass Sie jeden einzelnen Aspekt Ihrer aktuellen Verfahren über Bord werfen müssen. Einige dieser Kernprozesse können weiterhin sinnvolle Bestandteile Ihres Workflows ausmachen – aber Ihr Team sollte entscheiden, wie und wo diese in den zukünftigen Zustand der Geschäftsprozesse eingegliedert werden.

5. Führen Sie einen kleinangelegten Test des neuen Prozesses durch

Sobald Sie sich genau darüber im Klaren sind, wie die Neuausrichtung Ihrer Geschäftsprozesse aussehen wird, besteht der nächste Schritt im Testen des Verfahrens im kleinen Maßstab, bevor Sie dieses auf das ganze Unternehmen ausweiten. Dieser Test ähnelt einer Qualitätskontrolle für ein Produkt, bei der Sie erwägen, wie Ihr Endprodukt die Bedürfnisse Ihrer Kunden erfüllt. Auf die gleiche Weise sollten Sie an dieser Stelle prüfen, ob der neue Geschäftsprozess die für Ihr Unternehmen gesteckten Ziele realisiert.

Das Testen des Prozesses im kleinen Maßstab bietet die Gelegenheit, dass Fehler in einem sicheren Umfeld auftreten können – was für Sie den Idealfall darstellen sollte. Eine kleine Pilotstudie birgt geringe Risiken und bietet Ihrem Team die Möglichkeit, auf einfache Weise Änderungen auszuführen, bevor ein Prozess im großen Maßstab übernommen wird. Diese Pilotphase kann dabei helfen, dass unerwartet eintretende Probleme nicht im kompletten Scheitern von Geschäftstätigkeiten enden.

6. Nutzen Sie Change Management, um das neue Geschäftsprozessdesign unternehmensweit einzuführen

Eine unternehmensweite Implementierung des neuen Geschäftsprozessdesigns ist ein wichtiger Schritt, der über den Erfolg Ihres BPR-Projekts entscheidet. Wenden Sie eine Change-Management-Strategie an, um mögliche Reibungspunkte, die zwischen Ihnen und Ihrem Team in Bezug auf die Implementierung der neuen Geschäftsprozesse entstehen können, zu reduzieren. Change Management bereitet Ihr Team auf organisatorische Veränderungen vor. Eine Abneigung gegen Veränderung ist durchaus menschlich, weshalb Sie Ihrem Team ein wenig unter die Arme greifen sollten. Im BPR-Prozess können Sie dies frühzeitig tun, indem Sie die zugrundeliegende Geschäftsstrategie für die Neugestaltung Ihres Teams klar in Worte fassen.

Sobald Sie den neu gestalteten Prozess implementiert haben, besteht der nächste Schritt im Monitoring und Messen der KPIs, die Sie in Schritt drei festgelegt haben. Kommunizieren Sie regelmäßig mit wichtigen Mitgliedern Ihres Business-Operations-Teams, damit Sie stets über die Performance des neuen Prozesses auf dem Laufenden sind und direkt darüber informiert werden, wenn Teammitglieder Probleme mit dem Verfahren haben. So können Sie ein Modell der kontinuierlichen Verbesserung für Ihre zentralen Geschäftstätigkeiten implementieren.

Business Process Reengineering in Aktion

Vor der Implementierung der neuen Lösung nutzte das Content-Team der Digital Studios bei Discovery Inc. zunächst Tabellen und E-Mails, um die Videoproduktion im Blick zu behalten. Einige Videos wurden nie fertiggestellt, andere gingen ungenutzt auf irgendwelchen Laufwerken verloren und die Berichterstattung stellte eine Herausforderung dar. Die Mitarbeiter hatten Schwierigkeiten, Informationen teamübergreifend zu teilen, da diese über mehrere Tools verstreut aufbewahrt wurden.

Mike Singer, Senior Director bei Global Creative Operations, hat dies als Möglichkeit genutzt, einen neuen Prozess zur Verbesserung des Produktionsablaufes zu implementieren.

Bevor wir uns für Asana entschieden, gab es keinen klaren, einheitlichen Prozess. Unsere Tabellen wurden bei der Bearbeitung von Projekten nicht laufend aktualisiert. Manchmal wurden sie sogar vergessen und gingen ganz verloren. Zweimal jährlich beauftragten wir externe Anbieter, um massive Arbeitsrückstände aufzuholen.”

Das Digital-Studios-Team bei Discovery Inc. entschied sich für Asana als Lösung zur Verwaltung seines Produktionsprozesses für Inhalte. Asana hat den Teammitgliedern geholfen, Schritte zu automatisieren, die Produktion Tausender Videos auf einmal zu managen und ihre Zusammenarbeit grundlegend zu verbessern.

Die radikale Neugestaltung ihrer Inhaltsproduktionsverfahren ermöglichte den Teammitgliedern während der COVID-19-Pandemie einen schnellen und reibungslosen Wechsel vom Büro ins Homeoffice.

Dank des neuen Workflows für die Inhaltsproduktion ist das Team sich stets über den Stand seiner Projekte im Klaren und kann monatlich Tausende Videos produzieren.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Asana Ihnen mit der Neugestaltung Ihrer Geschäftsprozesse helfen kann?