John Lewis Partnership vereint Teams aus unterschiedlichen Arbeitsbereichen mit Asana

Alles begann 1864 in London, als ein Kaufmann namens John Lewis mit einer Schubkarre durch die Stadt fuhr und Textilien kaufte. Diese verkaufte er zu einem bescheidenen Preis und eröffnete einen kleinen Laden in der Oxford Street, London. Das Unternehmen wuchs, und sein Sohn, John Spedan Lewis, gründete John Lewis Partnership. Die Firma entwickelte sich zum größten britischen Unternehmen, das im Besitz von Mitarbeitern ist, und betreibt die berühmten John Lewis & Partners Warenhäuser und die Waitrose & Partners Supermärkte sowie andere Finanz- und Einzelhandelsdienstleistungen.

John Spedan Lewis glaubte an ein neues Geschäftsmodell, das die Mitarbeiter durch einen Jahresbonus am Gewinn beteiligt, gute Arbeitsbedingungen bietet und ein Mitspracherecht bei allen Entscheidungen ermöglicht. Auch heute noch genießen die über 83.000 Mitarbeiter des Unternehmens, die sogenannten Partner, die gleichen Vorteile.

Das Solutions Development-Team von John Lewis Partnership entwickelt in der Personalabteilung interne Lösungen zur Unterstützung von Mitarbeiterprogrammen. Dazu gehören zum Beispiel eine Videoplattform zur Schulung von Vertriebspartnern, ein Coaching- und Feedback-Tool und ein System zur Kostenerstattung für berufliche Weiterbildung. Nach einer unternehmensweiten Umstrukturierung wurde innerhalb des Personalbereichs ein UX-Team gebildet, das bei der Konzeption und Entwicklung dieser Lösungen hilft. Philip Quarterman, UX-Designer bei John Lewis Partnership, erklärt: „Jedes Projekt durchläuft zuerst unser Team, um sicherzustellen, dass die Lösung den zugrunde liegenden Geschäftsanforderungen entspricht, bevor sie entworfen wird.“

Das UX-Team entschied sich für Asana, um die Entgegennahme von Anfragen zu vereinfachen und die Zusammenarbeit von verschiedenen Arbeitsbereichen übersichtlich zu gestalten – alles im Namen einer effizienteren Personalarbeit zur Unterstützung der Partner. „Wir sind alle Miteigentümer des Unternehmens“, sagt Philip. „Innerhalb der Jobfunktionen im Hauptsitz der Firma müssen wir uns darüber im Klaren sein, dass wir Nettokosten sind, wenn wir dem Unternehmen nicht dabei helfen, Einnahmen zu erzielen. Alles, was wir tun, muss entweder den Partnern bei der Verbesserung ihrer Arbeit helfen oder in irgendeiner Weise Geld sparen. Wir machen uns das ständig bewusst.“

Die Suche nach einem Tool, das für verschiedene Arbeitsstile geeignet ist

Weil das UX-Team noch so neu war, sagt Philip: „fehlte es an Klarheit darüber, wann sie sich an Projekten beteiligen, an welchen Stellen Übergaben stattfinden und welche Einblicke Teams untereinander in ihre Arbeit haben sollten.“ Als sich die bisherige Aufgabenmanagement-Software des UX-Teams änderte, suchten sie nach einem Ersatz, der die Zusammenarbeit und Einbeziehung weiterer Mitarbeiter des Personalteams erleichtern würde.

Einer der Gründe, warum wir uns für Asana entschieden haben, ist die Verfügbarkeit von Board- und Listenprojekten. Dadurch können die Mitglieder des Teams mit ihrer bevorzugten Projektstruktur arbeiten. ”

Sie brauchten auch ein Tool, das verschiedene Arbeitsstile unterstützte. „Einer der Gründe, warum wir uns für Asana entschieden haben, ist die Verfügbarkeit von Board- und Listenprojekten“, sagt Philip und verweist auf die Tatsache, dass Aufgaben entweder als Listen oder Kanban-Boards betrachtet werden können. „Dadurch können die Mitglieder des Teams mit ihrer bevorzugten Projektstruktur arbeiten.“

Die Einbeziehung von Teams in Asana

Als das UX-Team begann, seine Anfragen und Projekte in Asana zu verwalten, integrierte es seine Webformulare in Asana. Auf diese Weise konnten andere Teams problemlos Arbeitsanfragen stellen. Philip erklärt: „Wir müssen alles, was hereinkommt, managen, und das ist das Tool, mit dem dies möglich ist. Mit Asana lässt sich die Aufgabenliste so einfach einrichten. Das ist überaus wichtig.“

Schließlich übernahmen auch Teams, die mit dem UX-Team zusammenarbeiteten, diese Arbeitsweise. Asana wurde bald für die Verwaltung aller Projekte im Bereich Solutions Development verwendet. Gleichzeitig hilft die Portfoliofunktion dabei, unterschiedliche Arbeitsbereiche miteinander zu verknüpfen. Jedes Team hat ein Portfolio seiner eigenen Projekte und jedes Projekt wird von einem Team geleitet. Zusätzliche Ressourcen aus anderen Teams können einbezogen werden, indem sie Aufgaben zuweisen. „Die Art und Weise, wie wir Projekte intern managen, hat sich völlig verändert. Mit dieser Erfahrung richten wir uns an den Rest der Personalabteilung und sagen: „Schaut mal, so arbeiten wir. So einfach bearbeiten wir ein Projekt nach dem anderen.“

Workflows von Anfang bis Ende im Blick haben

Philip sagt, dass „Teams untereinander keinen Einblick hatten“, bevor sie Asana verwendeten. Heute hingegen, kann jedes Team alle Projekte sehen, an denen das UX-Team arbeitet. Jedes Projekt hat Aufgaben und Unteraufgaben, die auch in anderen Projekten untergebracht sind – je nachdem, zu welchem Team sie gehören. Zusätzlich sorgt Asanas visuelle Umsetzung für Übersichtlichkeit in einem früher verwirrenden Kooperationsprozess. Philip bemerkt: „Die Mitarbeiter sind sehr zufrieden mit der Verwendung von Asanas Boards. Diese bieten eine visuellere Möglichkeit, um zu sehen, in welcher Phase sich jede Anfrage im Prozess befindet. Dadurch wird klar, wann Übergaben stattfinden müssen. Die Möglichkeit, die verantwortliche Person für Aufgaben zu ändern und zu sehen, wer woran arbeitet, ist ebenfalls hilfreich.“

Unsere Mitarbeiter nutzen gerne Asanas Boards, weil diese viel anschaulicher zeigen, in welcher Phase sich jede Anfrage im Prozess befindet. Dadurch wird auch klar, wann Übergaben stattfinden müssen. ”

Asana hat auch dazu beigetragen, die täglichen Workflows zu optimieren. Alle neuen Projektanfragen werden über eine einzige Formularintegration gestellt, mit Feldern für eine kurze Beschreibung, Kontaktdaten, Fälligkeitsdaten und einer Projektzusammenfassung. Die Anfrage wird in einem wöchentlichen Meeting besprochen und dann den Teammitgliedern in Asana zugewiesen. Die Möglichkeit, Fortschritte in Asana zu verfolgen, sowie die Kommentarfunktion haben dazu beigetragen, die Anzahl der Status-Meetings sowohl intern als auch mit externen Entwicklern zu reduzieren.

Im Vordergrund stehen die Partner

Das UX-Team von Philip verfolgt den Erfolg seiner Lösungen anhand von KPIs wie Umsatzsteigerung, Aufrufe von Schulungsvideos anhand von Google Analytics und Zufriedenheitsbewertungen. Die Art und Weise, wie sie mit anderen Personalteams zusammenarbeiten, trägt zum übergeordneten Ziel bei, das Unternehmen effizient zu unterstützen. Wie ein gut geöltes Zahnrad, ermöglichen die Teams ihren Partnern, gute Arbeit zu leisten, die Kosten niedrig zu halten und das gemeinsame Geschäft auszubauen.