Wie InVision Kampagnen mit Asana 3x schneller startet

Die Chancen stehen gut, dass Ihre Lieblins-App oder -Software mit InVision entworfen wurde. Die Designplattform für digitale Produkte unterstützt Teams bei Unternehmen wie Netflix, Amazon und IBM dabei, überzeugende Nutzererfahrungen zu schaffen und damit zum Wachstum des Unternehmens beizutragen. Angesichts der Zielgruppe der besten Produktdesigner weltweit müssen die Marketingkampagnen von InVision perfekt und fesselnd sein.

Als Mike Waecker als Senior Project Manager 2015 zum komplett ortsunabhängig arbeitenden Marketingteam kam, verwendeten sie ein umständliches Managementprogramm. Es verfügte nicht über die nötige Flexibilität, um die verschiedenen Prozesse der einzelnen Kampagnen abzubilden und Kommunikation zu vereinfachen.

Das Ergebnis waren chaotische, stressige Kampagnen, deren Umsetzung länger dauerte, denn:

• Zuständigkeiten und Fristen waren nicht klar und Informationen auf diverse Anwendungen verteilt. Wichtige Arbeit rechtzeitig fertigzustellen, war so eine große Herausforderung.

• Wichtige Informationen und Entscheidungen waren in langen E-Mail-Verläufen und unzähligen Slack-Kanälen verborgen und nur schwer auffindbar.

• Kampagnenleiter verbrachten mehr Zeit damit, Fragen von Stakeholdern und Teamkollegen zu beantworten, als sich um die eigentlichen Aufgaben zu kümmern.

Mike Waecker wusste, dass es eine bessere Anwendung für die Verwaltung von Kampagnen geben musste.

Die Suche nach einer besseren Lösung für das Kampagnenmanagement

Nachdem er verschiedene Arbeitsmanagement-Tools ausprobiert hatte, stieß Mike Waecker auf Asana. Es ist flexibel, intuitiv und anpassbar. Jedes Projekt verfügt über verschiedene Ansichten – Listen, Boards, Kalender und Zeitpläne –, die Arbeit lässt sich also je nach Kontext anders darstellen. Es verfügte über alle Funktionen, die Mike Waecker und sein Team brauchten.

Alle an InVision-Kampagnen Beteiligten – Führungskräfte, Teamleiter, Kampagnenmanager, Designer, Texter – konnten ihre Projektansicht so anpassen, dass sie die Informationen sahen, die für ihre Arbeit relevant waren.”

Die Einführung von Asana und das Anlegen von Kampagnen-Workflows

Um mehr Personen aus dem Marketing-Team und Führungspersonen zu überzeugen, erstellte Mike Waecker einige Beispielprojekte für Kampagnen, damit sich jeder ein Bild davon machen konnte, wie viel einfacher und schneller die Umsetzung mit einer zentralen Anwendung wäre. Um die Akzeptanz zu erhöhen, arbeitete Mike Waecker mit dem Customer-Success-Team von Asana zusammen, um eine Dokumentation über die Verwendung von Asana für die Workflows zu entwickeln. Er entwarf zudem Schulungen darüber, „wie man Dinge mit Asana erledigt“, um die Einführung weiter zu fördern. Mittlerweile kann sich das Team Kampagnen ohne die Verwendung von Asana nicht mehr vorstellen.

Mit Asana konnten wir die Planungszeit um 66 % reduzieren und statt 40 nun 200 Kampagnen pro Quartal durchführen.”

Von 40 zu 200 Kampagnen pro Quartal

Seitdem das Team Kampagnen mit Asana verwaltet, kann es zentral jeden Kampagnenplan sowie den Fortschritt jeder einzelnen Aufgabe einsehen. Kampagnenleiter beantworten nicht länger Fragen über den Status einzelner Arbeiten, die Zuständigkeiten für bestimmte Aufgaben und wann Ergebnisse geliefert werden müssen. Jeder Einzelne kann nun proaktiv mehr Kampagnen verwalten – um genau zu sein, 17 % mehr pro Quartal.

Mit Asana konnten wir einen Standard für die Organisation, Priorisierung und Erledigung von Aufgaben entwickeln und Kampagnen damit 3-mal schneller realisieren.”

Durch die Standardisierung und Optimierung ihrer üblichen Workflows mit über 20 Kampagnenvorlagen in Asana konnte das Team den Aufwand für die Projektplanung um 66 % reduzieren. Dadurch konnten sie die Zahl der Kampagnen von 40 auf 200 pro Quartal steigern. Jetzt können sie zudem auch häufiger große Kampagnen durchführen, um zusätzlichen Webtraffic, mehr Leads, häufigere Produktnutzung und letztlich höheren Umsatz zu generieren.