Cadeau Maestro betreibt ein wachsendes E-Commerce-Geschäft #mitAsana

Eine kleine, aber leistungsfähige Belegschaft

Manchmal inspiriert unser Privatleben eine Geschäftsidee und verwandelt sich in etwas Größeres, als wir uns hätten vorstellen können.

Sylvain Bruyère und Charline Sagnard hatten die Tradition, sich jeden Monat gegenseitig Geschenke zu machen, um dem Tag ihres Kennenlernens zu gedenken. Doch mit jedem Monat wurde es immer schwieriger, einzigartige Geschenke zu finden. „Wäre es nicht toll, wenn es einen Laden im Internet gäbe, in dem man ständig neue Geschenke entdecken könnte?“, dachte sich Sylvain. Und so entstand die Idee zu Cadeau Maestro. Im Jahr 2009 startete das junge Paar seinen Online-Geschenkartikel-Shop.

„Wir verkaufen Artikel, die Spaß machen, innovativ sind und die Kunden zum Schmunzeln bringen“, sagt Nicolas Graillon, E-Business-Manager. „Es ist immer ein Vergnügen, in unserem Geschäft zu arbeiten, weil wir den Menschen Freude bereiten. Wir helfen auch dem Weihnachtsmann, was ziemlich cool ist.“

Das Geschäft begann ursprünglich in der Wohnung von Sylvain und Charline, wo sie Waren im Wohnzimmer und in der Küche lagerten. Heute besuchen jährlich 4,5 Millionen Menschen Cadeau Maestro, die meisten von ihnen in der Weihnachtszeit. Innerhalb von acht Jahren hat sich das Unternehmen zu einem physischen Geschäft in Saint-Étienne, Frankreich, einem Lagerhaus und einer Logistik-Tochtergesellschaft, Camalo, entwickelt, die anderen E-Commerce-Unternehmen bei der Lagerung und Abwicklung hilft. Cadeau Maestro schafft all das mit nur 13 Mitarbeitern.

Teams zur Zusammenarbeit bewegen

Diese 13 Mitarbeiter verteilen sich auf den Einzelhandel, das Lager und das Büro, sodass die Kommunikation schwierig sein kann. So ist der Filialleiter z. B. über das Telefon nur schwer erreichbar. Aber alle müssen stets auf dem selben Stand bleiben, um für die Weihnachtssaison gerüstet zu sein. „Die größte Herausforderung besteht darin, alle unsere Teams zur Zusammenarbeit zu bewegen“, sagt Nicolas.

Oftmals müssen sie Projekte neun Monate im Voraus planen. Bei einer so langen Vorlaufzeit können tolle Ideen manchmal in der vielen Arbeit untergehen. „Ideen zu haben ist gut, sie sollten dann aber nicht verloren gehen“, sagt Nicolas.

Während der Überarbeitung ihrer Website tauschten sich die Mitarbeiter beispielsweise per E-Mail oder in Word-Dokumenten aus, aber das war keine nachhaltige Methode für ein wachsendes Unternehmen. Auch für die Mitarbeiter war es eine Herausforderung, den Überblick über alle Arbeitsvorgänge zu behalten, die an den verschiedenen Standorten durchgeführt werden mussten.

Eines der vorrangigen Projekte des Unternehmens ist das Magazin, das vier- bis fünfmal im Jahr erscheint und Produkte und Werbegeschenke präsentiert. Die Feiertagsausgabe 2017 ist die bisher größte und beinhaltet einen Comic und Spiele. Im Laufe von zwei Monaten haben viele Leute verschiedene Komponenten der Produktion bearbeitet, vom Webautor, der die Produktbeschreibungen verfasst, bis hin zum Grafikdesigner, der das Cover und das Layout erstellt. „Vor Asana wussten wir nicht, wie lange es dauern würde, eine ganze Ausgabe zu erstellen“, sagt Nicolas. Bei früheren Ausgaben haben sie das Magazin daher oft erst sehr spät an die Druckerei schicken können.

Ideen nie aus dem Auge verlieren

Was sie brauchten, war ein besserer Weg, um die Arbeit, für die sie sich als Team entschieden haben, zu verfolgen. Außerdem benötigten sie eine effiziente Möglichkeit, um Aufgaben den Teammitgliedern zuzuweisen. Sylvain, CEO von Cadeau Maestro, suchte daher nach einem Tool, mit dem Mitarbeiter Ideen einfach diskutieren und gemeinsam neue Projekte entwickeln konnten, ohne dabei wichtige Zusammenhänge zu verlieren.

„Wir haben uns für Asana entschieden, weil es unzählige Funktionen und Möglichkeiten bietet, die uns helfen, das Unternehmen, die Marke und unseren Service zu verbessern“, sagt Nicolas.

Nicolas arbeitet mit fünf Teammitgliedern an den Websites von Cadeau Maestro. Vor zwei Jahren starteten sie eine B2B-Plattform, Cadeau Maestro Professionnels. Sie benutzten Asana für den gesamten Produktionsprozess der Website. Die Teammitglieder verfolgten dabei alles über Asana – von den Ideen selbst über die Produkte bis hin zu den Inhalten.

Zurzeit arbeiten sie an einer neuen Version der B2B-Plattform für Anfang 2018, von der sie sich eine Umsatzsteigerung erhoffen. Sie beziehen sich auf Ideen, Vorschläge von Mitarbeitern und die Analyse des Kundenfeedbacks, das sie seit ihrer Einführung in Asana aufbewahrt haben. Obwohl dieses Feedback oft relevant ist, kann es sich als schwierig erweisen, alles sofort umzusetzen. „Wir bekommen jeden Tag neue Ideen, aber es ist unmöglich, alle gleich in die Tat umzusetzen“, sagt Nicolas. Wenn die Zeit reif ist, können Nicolas und sein Team eine tolle Idee in eine umsetzbare Aufgabe umwandeln, ohne alte Dokumente oder E-Mails durchwühlen zu müssen.

Das Geschenk effektiver Teamarbeit

Von 2012 bis 2015 verzeichnete Cadeau Maestro ein bemerkenswertes jährliches Wachstum von 40 % pro Jahr. Cadeau Maestro ist bestrebt, innovativ zu sein und weiter zu wachsen. Vor kurzem hat Cadeau Maestro eine neue Produktkategorie mit dem Namen „Cadeau Personnalisé“ oder „personalisierte Geschenke“ angelegt. Das Unternehmen hofft, dass die neue Kategorie 10 % des Festtagsverkaufs 2017 ausmachen wird.

Als sie diese neue Initiative ins Leben riefen, erstellten sie in Asana ein Projekt mit dem Namen „Personalisierung“, das es den Teammitgliedern ermöglichte, Ideen auszutauschen. Alle Projektaufgaben wurden ebenfalls in Asana zugewiesen und verfolgt, wobei jedes Teammitglied eine entscheidende Rolle spielte. Der Einkaufsmanager wählte die Produkte aus, anhand derer sich der Grafiker Gedanken machte, wie er sie personalisieren könnte. Webredakteure schrieben Produktbeschreibungen, während das Suchmaschinenoptimierungsteam die Sitemap für die neue Kategorie auf der Webseite entwickelte. Die Abteilung für Kundenbeziehungen überprüfte auch jedes Produkt, um sicherzustellen, dass es keine potenziellen Probleme für die Kunden gibt.

Die Verwendung von Asana ermöglichte es jeder Person zu sehen, woran andere arbeiteten, in welcher Phase sich eine bestimmte Aufgabe befand und welche Fristen näher rückten. Die Zuweisung verschiedener Aufgaben und Unteraufgaben zeigte deutlich, wer für welchen Teil eines Projektes verantwortlich ist.

„Wie das alte Sprichwort sagt, 'Divide ut regnes' (Teile, damit du herrschen kannst)“, sagt Nicolas. „Das war das Schlüsselwort für dieses komplizierte Projekt.“

Für die beste Arbeitsumgebung sorgen

Heute nutzen alle Mitarbeiter von Cadeau Maestro Asana, wann immer sie Projekte verfolgen. Von Marketingmaßnahmen wie dem Newsletter bis hin zur Lieferantenkette. Nicolas ist der Meinung, dass Asana den Mitarbeitern von Cadeau Maestro hilft, effizienter zu arbeiten. „Unsere Hauptherausforderung ist es, unserem Team das beste Arbeitsumfeld zu bieten, und mit Asana sind wir in der Lage, dies zu tun. Jeder kann ganz einfach einen Kommentar zu einer Aufgabe hinterlassen, um Vorschläge zu machen, wie etwas noch verbessert werden kann.“

Cadeau Maestro verwendet Asana für Folgendes:

• Mitarbeitermanagement: „Asana ist ein großartiges Management Tool. Ich habe verschiedene Dateien erstellt, um die Fachgebiete der einzelnen Mitglieder aufzulisten. Jetzt kann ich leicht nachvollziehen, was bereits getan wurde und was noch unklar ist.“

• Verbindung zwischen Lager, Ladengeschäft und Büro: „Da der Laden in einer anderen Stadt liegt, hilft uns die Kommunikation über Asana wirklich weiter. Zum Beispiel sind wir gerade dabei, unsere Geschenkkarten neu zu gestalten. Über Asana kann unser Filialleiter Vorschläge, Ratschläge und Kommentare von den Kunden unseres Ladens weiterleiten.“

• Management der Magazin-Produktion: „Wir können Aufgaben an Teammitglieder vergeben. Das ist effizienter und spart Zeit. Wir sind nicht mehr zu spät dran, wenn die neueste Ausgabe gedruckt werden muss.“

• Identifizierung und Behebung von Problemen: „Unsere Lieferkette ist in der Lage, Störungen zu erkennen, wie z.B. eine Bestellung, die durch fehlende Informationen blockiert wird. Wir werden dann benachrichtigt, dank Asana, und können den Fehler beheben.“

• Zusammenarbeit im Team: „Wir sind in der Lage, mit so vielen Teammitgliedern zusammenzuarbeiten, wie wir möchten. Das ist unglaublich hilfreich. Zwei Gehirne sind besser als eins. Anstatt alleine zu arbeiten, teilen wir, tauschen uns aus und arbeiten zusammen.“

Nicolas lobt, dass Asana Cadeau Maestro geholfen hat, die zahlreichen Geschäftsprozesse des Unternehmens zu verbessern. „Asana ist für Sie gemacht, egal wie groß Ihr Unternehmen ist. Eine einzelne Person könnte es perfekt nutzen, um den Überblick über ihre Aufgaben und ihre Arbeit zu behalten. Aber natürlich, je mehr, desto besser.“